Als de handleiding procedures voor meerdere taken bevat, kan het moeilijk zijn om de juiste te vinden als deze midden in het artikel verborgen is. Elke artikel/handleiding mag slechts één procedure behandelen. 

Je kunt extra zoektermen toevoegen om het artikel gemakkelijker vindbaar te maken als gebruikers andere zoektermen gebruiken om naar het artikel te zoeken.  

Vermijd lange stap-voor-staplijsten. Groepeer in plaats daarvan de stappen in subtaken. 

Bijvoorbeeld IN PLAATS VAN: 

1. Klik op dit ding 
2. Doe dat ding 
3. Doe iets anders 
4. En nog een ding 
5. En vergeet dit niet 
6. En nog meer spullen 
7. En nog iets 

DOE DIT: 

1. Account aanmaken
   1. Klik op dit ding 
   2. Doe dat ding 
2. Profiel bijwerken 
   1. Doe iets anders 
   2. En nog een ding 
   3. En vergeet dit niet 
3. Machtigingen toevoegen 
   1. En nog meer spullen 
   2. En nog iets 

Begin je artikel met achtergrondinformatie: Contextuele of achtergrondkennis die gebruikers helpt basisconcepten te begrijpen. 

Vervolgens voeg je instructies toe: de op actie gebaseerde kennis, zoals hoe je een stappenplan volgt. Je hebt achtergrondinformatie nodig om de instructies uit te kunnen voeren. 

 Maak niet alles vet!

• Bepaal wat je vetgedrukt wilt maken
  • Dit kunnen acties zijn die je wil dat gebruikers uitvoeren (zoals klikken op Start)
  • Het kan  ook  een belangrijke tekst zijn die  je  wil benadrukken

Wees voorzichtig met het gebruik van te veel gekleurde kaders (een optie in Screensteps), zelfs als ze verschillende kleuren hebben. 

• Als het hele artikel uit gele kaders bestaat, verliest het zijn doel. 
• Als je afwisselt tussen gele, groene, rode en blauwe kaders ziet het eruit als een regenboog en is het moeilijk te lezen. 
• Als je iets (redelijk) dwingend wil voorschrijven kies je voor een rood kader - Style: Alert. 

• Gekleurde kaders worden Text styles genoemd in Screensteps. Je kunt kiezen uit de volgende stijlen:  

Schrijf geen alinea waarin je uitlegt hoe je een taak moet aanpakken. Gebruik in plaats daarvan een genummerde lijst met instructies met opsommingstekens. 

IN PLAATS VAN: Eerst wil je het stuk uit het onderdeel halen. Zodra het onderdeel uit het stuk is, zul je zien dat er een spoel zit. Deze spoel moet rond zijn en zal waarschijnlijk in de opening worden gestoken. Zodra je ziet dat de spoel in de opening zit, wil je het stuk pakken en over de spoel plaatsen. 

DOE DIT: 

1. Haal een stuk uit een onderdeel 
2. Controleer of de cirkelvormige spoel zich in de opening bevindt 
3. Plaats het stuk over de spoel 

Gebruik opsommingstekens in plaats van lijsten te scheiden met komma's. Bijvoorbeeld: 

IN PLAATS VAN: U moet bevestigen dat u de volgende items heeft: aluminiumfolie, kip, saus, oregano en peterselie. 

DOE DIT:  

Bevestig dat je over het volgende beschikt: 

• aluminiumfolie 
• kip 
• saus 
• oregano 
• peterselie  

Als acties in een specifieke volgorde moeten worden ondernomen, gebruik dan geen lijst met opsommingen, maar een genummerde lijst. Bijvoorbeeld: 

IN PLAATS VAN:  

• Haal een stuk uit een onderdeel 
• Controleer of de cirkelvormige spoel zich in de opening bevindt 
• Plaats het stuk over de spoel 

DOE DIT:  

1. Haal een stuk uit een onderdeel 
2. Controleer of de cirkelvormige spoel zich in de opening bevindt 
3. Plaats het stuk over de spoel 

Voeg voor de duidelijkheid screenshots toe en plaats genummerde icoontjes in de afbeelding die overeenkomen met bovengenoemde nummering. Plaats de actielijst boven de afbeelding. Zie het onderstaande voorbeeld.

• Te weinig screenshots en de gebruiker kan verdwalen 
• Te veel en het wordt overdreven 
• Voeg schermafbeeldingen toe wanneer deze nodig zijn 

Als je screenshot-instructies toevoegt, combineer dan koppen met gewone tekst en afbeeldingen. Bijvoorbeeld: 

Gebruik duidelijk pijlen, vakjes en cijfers om de klikken en stappen aan te wijzen die de lezer moet nemen.

Het doel van de koptekst is om het document op te splitsen. Koppen moeten korte zinnen zijn. Als u meer uitleg nodig heeft, kunt u hieronder een stukje tekst toevoegen. Bijvoorbeeld: 

IN PLAATS VAN: Navigeer naar Account en klik op Gebruikers, wat de eerste optie is onder Accountinstellingen 

DOE DIT: 

Navigeer naar Gebruikers 

1. Klik op Account 
2. Klik op Gebruikers (eerste optie onder Accountinstellingen) 

Zorg ervoor dat er geen persoonsgegevens van studenten of docenten zichtbaar zijn in de screenshots. Ook de naam van de cursus wordt geblurd tenzij deze zichtbaar moet zijn voor de toelichting in de handleiding. 

• Klik op de afbeelding van een screenshot en klik in de tools op de B. 

• Kies de gebieden die je wil blurren: 
  • Je eigen naam en evt. afbeelding rechtsboven 
  • De naam van de cursus
  • Alle persoonsgegevens van docenten en studenten  

Als een artikel langer is dan 1 a 2 x scrollen maak dan een inhoudsopgave van de paragrafen. Zie ook het voorbeeld boven aan dit artikel.

1. Maak na de (korte) inleiding
2. Een heading aan
3. Noem deze: Inhoudsopgave 
4. Maak een extra paragraaf aan 

1. Start met een opsommingsteken 
2. Klik op Insert Link 
3. Kies bij Heading Link achtereenvolgens de verschillende paragrafen. 

Het is het mooist als je voor de kaders en pijlen die je toevoegt aan de screenshots de Saxionkleuren gebruikt. Je kunt dit eenmalig doen, daarna onthoudt Screensteps deze instelling. 

Kleur Image border aanpassen: 

1. Klik op een screenshot waar je een kader of pijl wil toevoegen 
2. Klik op het icoontje voor een kader of op de pijl 
3. Klik rechts op Border color en kies links voor Aangepaste kleur definiëren 
4. Vul de volgende waarden in.