Sinds juli zijn er verschillende wijzigingen doorgevoerd in Qualtrics. Zo is de wijze van het uitsturen van emailuitnodigingen gewijzigd; kun je vragen verbergen; en attendeert Qualtrics gebruikers op het vragen van persoonlijke gegevens. In dit artikel leggen we stap voor stap uit wat er veranderd is.
Nieuwe wijze van e-mails sturen
Wanneer je een gerichte groep respondenten (een lijst met mailadressen) een bericht wilt sturen met een link naar de vragenlijst, dan kun je vanuit Qualtrics deze distributie regelen. Waar je in de oude versie direct in een e-mailformat het bericht kon gaan bewerken, word je in de nieuwe format eerst verplicht gesteld om de verzendlijst te selecteren naar wie het bericht wordt verstuurd. In het geval je nog geen adreslijst hebt, kun je vanuit dit scherm een nieuwe lijst maken.
Nadat je de gewenste contactlijst hebt geselecteerd klik je op 'Volgende' en kun je de e-mail gaan bewerken en de juiste van- en naar-adressen instellen.
In de berichtenbibliotheek kun je eerder opgeslagen berichten kiezen om de tekst op te bouwen. Wanneer je klaar bent met een bericht schrijven kun je een testbericht naar jezelf of iemand anders sturen.
Als je klaar bent klik je op 'Volgende'.
Een volgend scherm verschijnt waar je de volgende zaken kunt inrichten:
- Het verzendmoment wanneer de uitnodiging gestuurd wordt
- Hoe vaak de uitnodiging wordt gestuurd
- Wat voor link gedeeld wordt, een individuele link of een algemene link
- De vervaldatum dat de link niet meer werkt
Wanneer je klaar bent met de inrichtingen druk je op ‘Volgende’. Een overzicht van je gekozen opties wordt getoond. Vanuit dit overzicht kun je het bericht en velden weer bewerken als het nog niet goed is. Wanneer alles klopt klik je op ‘Plannen’ en het mail bericht wordt verstuurd.
Vraag verbergen i.p.v. verwijderen
Sinds augustus is het mogelijk dat je als gebruiker een vraag verbergt voor respondenten in plaats van dat je de vraag verwijdert.
Eerder verzamelde resultaten op die vraag blijven hierdoor nog wel inzichtelijk en de structuur van de vragenlijst blijft staan.
Uitvragen van persoonlijke data
In augustus is de functionaliteit in Qualtrics aangezet die gebruikers informeert dat zij met hun vraagstelling persoonlijke gegevens uitvragen waar AVG van toepassing is. In samenwerking met de collega’s van het team Informatiebeveiliging & Privacy is er een lijst met signaalwoorden opgesteld waarop de melding getoond wordt. In de melding staat een link waar de maker van de vragenlijst meer informatie kan teruglezen over het uitvragen van persoonlijke informatie.
