• Centrale opslaglocatie voor media
• Doeleinden media content
• OER bewaartermijn
• Geautomatiseerde opschoonacties
• Bijlage: Het bewaren van door studenten gemaakt toetswerk

Kaltura is een interactief mediaplatform voor studenten en medewerkers dat het mogelijk maakt media te streamen (video & audio) en voorziet in de opslag van deze media. Binnen Saxion is het videoplatform de centrale plek om video en audio te delen en hanteren we de opgestelde richtlijnen voor content:

• Content heeft één standaard opslaglocatie
• Content is geclassificeerd o.b.v. vertrouwelijkheid
• Content heeft een contenteigenaar die eindverantwoordelijk is
• Content is van correcte en voldoende metadata voorzien
• Content heeft een einddatum en wordt bij het bereiken van de einddatum verwijderd

Media content van studenten:

1. Ingeleverd voor een opdracht in de leeromgeving, kan afstudeerwerk bij zitten
2. Geplaatst in een cursus in de leeromgeving (bv discussieforum)
3. Geüpload onder eigen account in Kaltura en gedeeld buiten de leeromgeving door het delen van een unlisted link naar media.saxion.nl of embedcode of een andere gebruiker kijk/bewerk/publiceer-rechten te geven. Hier kunnen ook video’s voor het portfolio bijzitten.
4. Geüpload onder eigen account in Kaltura maar nooit gedeeld

Media content van medewerkers:

1. Geplaatst in een cursus in de leeromgeving, onderwijscontent, videofeedback in het grade center
2. Geüpload onder eigen account in Kaltura en gedeeld buiten de leeromgeving door het delen van een link naar media.saxion.nl of embedcode of een andere gebruiker kijk/bewerk/publiceer-rechten te geven. Hier kunnen bv ook opnames van een toets bijzitten welke in een afgesloten kanaal op media.saxion.nl worden bewaard. Content is van academie, ook wanneer medewerker uit dienst is kan het nog steeds gebruikt worden.
3. Geüpload onder eigen account in Kaltura maar nooit gedeeld

Kijkende naar de bewaartermijnen van het OER van Saxion (zie bijlage) hanteren we voor alle media content een bewaartermijn van 7 jaar na beoordeling. Dit besluit is genomen omdat bij ingeleverd werk in de leeromgeving niet geautomatiseerd zichtbaar is of het om afstudeerwerk gaat. Alle media content wat niet is ingeleverd als opdracht valt onder beheer van de media-eigenaar. Dit betekent dat media ook al eerder verwijderd kan worden door desbetreffende eigenaar. Gebruikers worden geadviseerd de AVG richtlijnen toe te passen. Van media content wat 2 jaar niet meer is bekeken worden de bronbestanden opgeschoond en geconverteerde afspeelbare resoluties bewaard zodat de content de resterende 5 jaar nog afspeelbaar is.

Bewaartermijnen OER - Regels:

1. Van tijdens een studiejaar op enige datum door een student gemaakt toetswerk (anders dan afstudeerwerk) dient minimaal tot 2 jaar na beoordeling het volgende bewaard te worden: het product van de student, de beoordeling en een eventuele tweede beoordeling.
2. Van tijdens een studiejaar op enige datum door een student gemaakt toetswerk (anders dan afstudeerwerk) dient minimaal tot 7 jaar na beoordeling het volgende bewaard te worden: het toetsprotocol, de toetssleutel, de cesuur, de presentielijst, de toets/opdracht, de evaluatie.
3. Van tijdens een studiejaar op enige datum door een student gemaakt afstudeerwerk dient minimaal tot 7 jaar na beoordeling bewaard te worden. Dit omvat in elk geval het werkplan, het afstudeerwerk, het afstudeerverslag en de beoordeling.
4. Van tijdens een studiejaar op enige datum door een student gemaakte andere toets waarmee het eindniveau wordt aangetoond dient minimaal tot 7 jaar na beoordeling het volgende bewaard te worden. Dit omvat in elk geval de die toets/opdracht, het product van de student en de beoordeling.

Dagelijks worden in het videoplatform de volgende regels uitgevoerd.

Regel 1
Geldt voor: Entries die 730 dagen (2 jaar) niet zijn bekeken
Actie: Alle flavors verwijderen behalve HD/1080, HD/720, H264/400, MP3 256.
Bronbestand wordt verwijderd.

Regel 2
Geldt voor: Entries die 2555 dagen (7 jaar) niet zijn bekeken
Actie: Alle flavors verwijderen behalve HD/720, H264/400, MP3 256 en verplaatsen naar archief (unpublishen en eigenaar wijzigen) en gebruiker laten weten dat de entry gearchiveerd is.

Regel 3
Geldt voor: Entries die 2615 dagen (7 jaar + 60 dagen) niet zijn bekeken en in de
categorie "Archief" staan
Actie: Entry verwijderen

Bericht naar contenteigenaar

Email Subject:

Jouw media entry wordt over 60 dagen verwijderd/ Your media entry will be deleted in 60 days

E-mail Body:

--- Read English below ---

Beste media entry eigenaar,

Deze e-mail is om je te informeren dat we jouw kaltura media entry {entry naam} {entry ID} hebben gearchiveerd. De entry is de afgelopen 7 jaar niet bekeken en zal volgens ons dataretentiebeleid over 60 dagen worden verwijderd. Mocht je nog vragen hebben, neem dan contact op met [email protected].

Met vriendelijke groet,

Functioneel beheer

Kaltura

------------------------------

Dear media entry owner,

This email is to notify you that we have archived your Kaltura Media Entry {entry name} {entry ID}. The entry has not been viewed for the last 7 years and as per our data retention policy, the entry will be deleted in 60 days. In case you have any questions, please contact [email protected]

Kind regards,

System administrator

Kaltura

Regels:

1. Van tijdens een studiejaar op enige datum door een student gemaakt toetswerk (anders dan afstudeerwerk) dient minimaal tot 2 jaar na beoordeling het volgende bewaard te worden: het product van de student, de beoordeling en een eventuele tweede beoordeling.
2. Van tijdens een studiejaar op enige datum door een student gemaakt toetswerk (anders dan afstudeerwerk) dient minimaal tot 7 jaar na beoordeling het volgende bewaard te worden: het toetsprotocol, de toetssleutel, de cesuur, de presentielijst, de toets/opdracht, de evaluatie.
3. Van tijdens een studiejaar op enige datum door een student gemaakt afstudeerwerk dient minimaal tot 7 jaar na beoordeling bewaard te worden. Dit omvat in elk geval het werkplan, het afstudeerwerk, het afstudeerverslag en de beoordeling.
4. Van tijdens een studiejaar op enige datum door een student gemaakte andere toets waarmee het eindniveau wordt aangetoond dient minimaal tot 7 jaar na beoordeling het volgende bewaard te worden. Dit omvat in elk geval de toets/opdracht, het product van de student en de beoordeling.

In principe (zie artikel B20/M16 van de OER) is alle afstudeerwerk opgeslagen in het digitale archief van Saxion, hetgeen dus betekent, dat in voorkomende gevallen de documenten daaruit beschikbaar gesteld kunnen worden. Voor zover dit niet het geval is, dient de academie zelf voor archivering zorg te dragen. Saxion beheert een archief met daarin alle afstudeerwerk. Materiaal in dit archief is niet openbaar toegankelijk. Afstudeerwerk dat openbaar is (waarover overigens de student beslist, rekening houdend met hetgeen daarover met de opdrachtgever is afgesproken) wordt door Saxion in een publicatiearchief geplaatst van waaruit het via de Kennisbank opvraagbaar is. Voor situaties waarin voor de accountant of het kwaliteitszorgstelsel materiaal nodig is, kunnen echter alle materialen (na ondertekening van een geheimhoudingsverklaring) beschikbaar gesteld worden vanuit het archief bij Saxion. Indien de academie niet kan garanderen, dat alle bedoelde materialen bij het Saxion-archief beschikbaar zijn is de academie zelf verantwoordelijk voor het bewaren van de materialen.

Onderbouwing:

Met betrekking tot dit onderwerp zijn de volgende zaken van belang:

1. Wettelijke bepalingen (op dit moment uitsluitend WHW artikel 7.3 lid 5),
2. De voor het hbo vastgestelde ‘selectielijst’ (lijst met bewaartermijnen en daarmee samenhangende vernietigingstermijnen).
3. De bij die selectielijst voor Saxion gemaakte aanvullingen.
4. Het algemene principe om omvangrijke hoeveelheden documenten zo kort mogelijk te bewaren en
5. Het algemene principe om een zo eenvoudig mogelijk systeem te hebben van beheer (in casu bewaren en vernietigen): vaste momenten in het studiejaar.

Op zich is ook vanwege het bestaan van beroepstermijnen (bijvoorbeeld tegen de uitslag van een toets) het bewaren van gemaakt werk en opgaven noodzakelijk, maar de daarvoor benodigde termijnen worden ruimschoots afgedekt door de termijnen zoals die om andere hier te vermelden redenen van belang zijn.

Bewaarvorm (hardcopy en/of digitaal).

Digitalisering van aan toetsen gerelateerd materiaal hoeft niet per se een oplossing te zijn voor allerlei problemen die vastzitten aan beheer van hardcopy-materiaal. Alvorens over te gaan tot het digitaliseren van alle aan toetsen gerelateerd materiaal dient een academie zich de volgende vragen te stellen:

1. Om hoeveel hardcopy- en om hoeveel digitaal materiaal gaat het?
2. Hoeveel fysieke ruimte en hoeveel investering in menskracht kost hardcopy-opslag en een verstandig beheer (op het juiste moment het juiste materiaal kunnen terugvinden) daarvan?
3. Is het, gezien de hoeveelheid hardcopy-materiaal en gezien de hoeveelheid werk daaraan, de moeite waard om te investeren in gedigitaliseerde opslag en beheer ervan?
4. Is de digitalisering van zodanige kwaliteit, dat vernietiging van het hardcopy-archief een goede beslissing is of zijn er dan toch onaanvaardbare risico’s?

Saxion is als stichting geen overheidsinstelling en heeft slechts één openbaar gezagtaak dat onder de Archiefwet valt en is dus niet verplicht een substitutieregeling op te stellen. De enige openbaar gezagtaak betreft het toekennen van graden. Desondanks kun je als stichting wel kijken naar de wettelijke eisen die het Nationaal Archief stelt bij vervanging of substitutie. Deze instantie verstaat onder vervanging of substitutie “het conform de wettelijke voorschriften vervaardigen van (digitale) reproducties van archiefbescheiden zodat deze de plaats innemen van de oorspronkelijke archiefbescheiden, die worden vernietigd.”

Het Nationaal Archief hanteert hierbij de volgende uitgangspunten:

• Vervanging moet plaatsvinden met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens. Als dit gebeurt, hebben de reproducties in principe dezelfde rechtskracht en bewijswaarde als de oorspronkelijke archiefbescheiden.
• De originele, vervangen archiefbescheiden worden vernietigd. Zolang originelen niet zijn vernietigd, is van vervanging geen sprake. Pas met de vernietiging van het origineel gaat de status daarvan van rechtswege over op de reproductie.
• De reproducties worden de archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet 1995. Ze moeten bijvoorbeeld zo lang raadpleegbaar zijn als bepaald in de desbetreffende selectielijst.

Voorts zijn de volgende aspecten van cruciaal belang:

• Reikwijdte van het vervangingsproces.
• Inrichting van de apparatuur waarmee wordt vervangen, de gekozen instellingen en de randapparatuur.
• Software en de gekozen instellingen (indien van toepassing).
• Criteria voor de keuze van reproductie in kleur, grijswaarden of zwart-wit.
• Wijze waarop de reproductie tot stand komt.
• Inrichting van de controle op de juiste en volledige weergave en van het herstel van fouten.
• Proces van vernietiging van de vervangen archiefbescheiden.

Nog vragen?

Vragen betreffende archivering en bewaartermijnen kunnen het best gesteld worden aan Saxion Content Services van Saxion Bibliotheek, bij voorkeur door gebruikmaking van het mailadres: [email protected]