Deze handleiding is voor de Curriculumverantwoordelijke en beschrijft hoe het examenprogramma gecontroleerd kan worden. We beschrijven de workflow inclusief uitleg over functionaliteiten, aandachtspunten en tips voor een correcte en efficiënte verwerking.
Lees ook Aan de slag met TimeEdit en Handige tips voor het gebruiken van TimeEdit
- Kijk bij je openstaande taken en klik bij Controleren minor examenprogramma op het examenprogramma wat voor jou klaar staat.
Workflow controleren minor examenprogramma
Wanneer je de workflow opent, zie je een reeks stappen die je van begin tot eind te doorloopt. Deze workflow bestaat uit een aantal pagina’s die elkaar logisch opvolgen.
Op elke pagina vind je informatie uit het examenprogramma die nodig is voor overzicht en controle.
Het proces bestaat uit de volgende pagina's:
Hieronder krijg je per pagina uitleg over wat je kan verwachten en waar je als contactpersoon op moet letten. Hoofdstuk 3 gaat uitgebreider in op de verschillende rapporten.
1. Introductie
Hier vindt je een introducerende tekst met korte uitleg over het proces. Daarnaast kan je op de verschillende bolletjes klikken om te zien hoe het proces verder gaat en wie de deelnemers zijn.
Klik op één van de bolletjes om meer informatie over het proces te bekijken. Je ziet daarbij welke rol na jou aan de beurt is en welke schermen deze persoon te zien krijgt.
2. Minor gegevens
Dit is een overzichtspagina van alle gegevens van het onderwijsaanbod, dit kan niet gewijzigd worden en is bedoeld om inzicht te krijgen in alle gegevens . Wanneer deze gegevens gewijzigd zouden moeten worden dan zou het betekenen dat er een nieuwe opleidingsvariant aangemaakt moet worden.
NB: Staan er foutieve gegevens in, dan maak je een TOPdesk-ticket aan.
3. Rapporten algemeen
Rapporten zijn bedoeld om informatie op een overzichtelijke manier te presenteren. Standaard wordt een compact overzicht getoond, maar je kunt ook een ander template kiezen met uitgebreidere informatie. Daarnaast kun je een eigen selectie samenstellen en opslaan, zodat je altijd snel toegang hebt tot de gegevens die voor jou relevant zijn.
Rapporten kunnen worden gedownload naar Excel. In veel rapporten is het bovendien mogelijk om direct vanuit het rapport aanpassingen in de gegevens door te voeren.
Het kan voorkomen dat je zoveel kolommen hebt geselecteerd dat de gegevens niet meer binnen het venster passen. In TimeEdit kun je dan niet naar de verborgen kolommen scrollen. Wanneer je het overzicht naar Excel downloadt, worden alle kolommen wél meegenomen.
Hieronder lichten we eerst de algemene werking van rapporten toe, waarna we per rapport uitleggen welke mogelijkheden beschikbaar zijn.
1. Klik op de downloadknop om het rapport te downloaden als Excel- of CSV-bestand. In het grijze bolletje zie je hoeveel items zijn geselecteerd. In sommige rapportages zijn standaard alle items geselecteerd; in andere rapportages begint de selectie op 0 en kun je zelf bepalen welke items je wilt meenemen. Door het bovenste schuifje aan te zetten selecteer je alles, maar je kunt ook handmatig een eigen selectie maken.
2. Met de zoekfunctie, zorg je er voor dat zoekbalken boven de verschillende kolommen verschijnen. Per kolom kun je nu zoeken
3. Hier kies je welk template je gebruikt, dit staat standaard ingesteld op ''01 compact'', kies een ander openbaar template of je eigen template.
4. Wanneer je een eigen rapport wil maken, kun je vanuit het gewenste template kolommen aan/uit zetten en de volgorde veranderen. Op deze manier bundel je je eigen informatie. Dit template kun je opslaan voor eigen gebruik
3.1. Cursusrapport
In het Cursus rapport zie je een overzicht van alle cursussen binnen de opleidingsvariant. Hieronder zie je een voorbeeld hoe een Cursus rapport er uit ziet:
1. Code: In de eerste kolom zie je de cursuscode. Dit kan een code zijn die is afgeleid van de toetscode uit Bison bij een bestaande cursus of toets. Wanneer er iets in de cursus is gewijzigd, is er in een eerder stadium een nieuwe cursus aangemaakt met een nieuwe code. Deze codes beginnen met C00…. Controleer deze cursussen extra zorgvuldig
2. Cursusnaam: Dit is de naam van de betreffende cursus en kan niet meer worden aangepast. Een nieuwe cursusnaam leidt tot een nieuwe cursus, dit kan eventueel verderop in het proces bij het examenprogramma. Moet de naam van een nieuw aangemaakte cursus toch worden gewijzigd, maak dan een Topdesk‑ticket aan.
3. Aangeboden periodes: In deze kolom zie je alle periodes waarin de cursus wordt aangeboden, ook wanneer de cursus in meerdere opleidingsvarianten of op verschillende locaties voorkomt. Controleer of het aanbod voor jouw opleidingsvariant correct staat en pas dit waar nodig aan
4. Studiepunten: Dit overzicht toont het aantal studiepunten per cursus. In deze fase kunnen hier geen wijzigingen meer in worden aangebracht, maar het is wel belangrijk om te controleren of de informatie correct is.
5. Cursusverantwoordelijke: Dit is de collega die verantwoordelijk is voor het invullen en aanpassen van de cursus. Voor inhoudelijke vragen kun je bij deze persoon terecht. Staat per ongeluk de verkeerde collega als cursusverantwoordelijke ingesteld, dan kan dit worden aangepast. Let op: deze collega heeft de taak niet op zijn/haar dashboard gekregen en kan daarom geen wijzigingen meer doorvoeren. Vanaf dat moment moeten eventuele aanpassingen door jou als curriculumverantwoordelijke worden gedaan.
Wil je één of meerdere aanpassingen doen in een cursus, dan kan je op deze cursus klikken. De volgende workflow opent:
Let op: met deze wijzigingen kun je het werk van de cursusverantwoordelijke overschrijven. Zorg daarom dat je dit altijd in goed overleg doet.
3.1.1. Algemene gegevens cursus
Deze pagina is uitsluitend bedoeld ter informatie. Als contactpersoon kun je hier geen wijzigingen doorvoeren.
3.1.2. Aanbodperiodes
De aanbodperiodes zijn eerder vastgesteld door de opleidingsmanager beheren. Klopt de informatie niet, dan kun je aanpassen.
Kies een aanbodperiode. Elke aanbodperiode die je definieert, geldt als een startmoment voor de cursus.
Wat kan je hier wijzigen?
- Een cursus verplaatsen van kwartiel 1 naar kwartiel 2.
- De cursus op meerdere locaties aanbieden, bijvoorbeeld niet alleen in Deventer maar ook in Enschede.
Voorbeeld:
- Als je kwartiel 1 selecteert, start én eindigt de cursus in kwartiel 1. Dit geldt vooral voor de lessen; een herkansing kan eventueel in een later kwartiel plaatsvinden.
- Loopt de cursus over twee kwartielen? Kies dan kwartiel 1 + 2 in plaats van kwartiel 1 en 2. Zo geef je aan dat de cursus in kwartiel 1 start en het hele semester doorloopt
- Als je kwartiel 1 én kwartiel 2 apart selecteert, maak je twee verschillende startmomenten. Dit is alleen nodig als de cursus meerdere keren per jaar start.
Voor elke combinatie van kwartiel en locatie maak je een aparte regel aan (bijv. Kwartiel 1 Deventer, Kwartiel 1 Enschede).
Let op: je bekijkt het aanbod van een cursus die in meerdere opleidingsvarianten kan voorkomen. Een cursus kan bijvoorbeeld in periode 1 in Deventer worden aangeboden en in periode 2 in Enschede. Houd hier rekening mee wanneer je het aanbod aanpast.
3.1.3. Betrokkenen
Op deze pagina kun je de betrokkenen van een cursus aanpassen. Pas hier de cursusverantwoordelijke door te oude te verwijderen en een nieuwe toe te voegen. Hier kunnen ook docenten en examinatoren ingevuld worden. Docenten krijgen later toegang tot de cursus in Osiris. Examinatoren zijn daarnaast bevoegd om de cursus te beoordelen.
Docenten en examinatoren worden op een later moment toegevoegd, dus je kunt deze velden nu leeg laten.
3.1.4. Omschrijving Cursus
Op deze pagina kun je als curriculumverantwoordelijke geen wijzigingen aanbrengen; deze verantwoordelijkheid ligt bij de cursusverantwoordelijke. Als de informatie onjuist of onvolledig is, kan dit vanaf het volgende studiejaar worden aangepast. Je kunt ook het ad‑hoc proces van de cursus openen, zodat de cursusverantwoordelijke de taak opnieuw op zijn dashboard ontvangt.
3.1.5. Werkvorm
Dit is een belangrijk onderdeel van de workflow. De cursusverantwoordelijke heeft hier bepaald welke werkvormen worden aangeboden binnen de cursus. Jij als curriculumverantwoordelijke kan hier wijzigingen in aanbrengen door op het potlood-icoont te klikken of een nieuwe toe te voegen.
- Klik op + Toevoegen, het volgende scherm verschijnt. Hier heb je de keuze uit twee opties:
- Kopieer: maak een kopie van de bestaande werkvorm of
- Nieuwe aanmaken: je vult alles opnieuw in.
Vul alle benodigde gegevens in of pas het aan. Items met een sterretje zijn verplichte velden.
- Code: deze is automatisch gegenereerd
- Werkvorm type: Kies uit een van de werkvormen uit de lijst (bijv. hoorcollege, werkcollege, practicum)
- Osiris werkvormcode: Dit veld is nodig voor de koppeling met Osiris, om deze koppeling goed te laten verlopen is het van groot belang dat dit goed gevuld wordt: Kies hier voor een unieke werkvormcode per werkvorm binnen de cursus. Bij elke werkvorm die je toevoegt geef je een aparte code mee.
Start met werkvorm 1, vervolgens werkvorm 2, etc. - Max groepsgrootte: Wat is de maximaal grootte van de groep studenten, bijvoorbeeld 32, 24, 8. Dit staat standaard gevuld op 32, maar kan aangepast worden volgens de aantallen uit een vastgestelde lijst. Vul dit zorgvuldig in, omdat dit later gebruikt wordt om het aantal groepen te berekenen.
Let op! Voeg alle verschillende werkvormen van een cursus toe voor de roostering.
Heb je voor dezelfde werkvorm verschillende groepsgroottes? Maak dan twee keer dezelfde werkvorm aan, zodat de roostering hierop kan worden afgestemd.
3.1.6. Toetsschema
De toetsvorm van de cursus is in een eerder stadium vastgesteld door de opleidingsmanager. Als er een nieuwe toetsvorm nodig is, betekent dit dat er een nieuwe cursus moet worden aangemaakt — dit kan het bij bij de pagina van het examenprogramma.
Als curriculumverantwoordelijke kun je een aantal zaken aanpassen bij de toets door op het pennetje-icoon te klikken.
De volgende workflow opent:
3.1.6.1. Toetsgegevens (RO)
Hier vind je de verschillende kenmerken van deze toets, bijvoorbeeld het aantal studiepunten, de weging, de manier van beoordelen en de cesuur.
Hier zijn geen aanpassing te doen door jou als curriculumverantwoordelijke, dit had in een eerder stadium door de opleidingsmanager gedaan kunnen worden. Veelal betekenen wijzigingen in de toetsgegevens, dat er een nieuwe cursus aangemaakt dient te worden.
3.1.6.2. Aanpasbare toetsgegevens
Een aantal zaken aan de toets zijn wel voor dit studiejaar te veranderen , op deze pagina te wijzigen zijn die gegevens te wijzigen.
3.1.6.3. Extra toetsinformatie
Op deze pagina kan extra informatie van een toets worden vastgelegd, zoals de toetscriteria, hulpmiddelen en benodigdheden.
3.1.6.4. Toetsactiviteit toevoegen/aanpassen
Elke cursus heeft een toets, bestaande toetsvormen kunnen niet gewijzigd worden. Onder toetsen hangen toetsactiviteiten, de cursusverantwoordelijke heeft deze vastgelegd, maar hier kunnen nog aanpassingen aan gedaan.
1. Klik op het pijltje van de toets, om zo de onderliggende toetsactiviteiten te zien.
2. Klik op toevoegen, wanneer je een nieuwe activiteit wilt toevoegen.
3. Klik hier als een toetsactiviteit gewijzigd moet worden
Het volgende scherm opent als je een nieuwe toetsactiviteit toevoegt.
1. Soort: Het soort activiteit is gelijk aan de toetsvorm. Is bepaald dat een toets een assesment is, dan zijn de onderliggende activiteiten ook assesments.
2. Code: Deze wordt gegenereerd.
3. Verwacht aantal deelnemers: Vul hier het verwacht aantal deelnemers van de toets in.
4. Vul eventueel een opmerking in voor de planner/roosteraar.
5. Vul de toetsgelegendheid in; Is deze activiteit de 1ste gelegenheid, of de tweede, etc?
6. Week in aanbodperiode: Is bepaald dat de cursus plaatsvindt in periode 4, dan kun je hier aangeven in welke roosterweek van periode 4 de toetsactiviteit moet worden geroosterd. Je kan ook meerdere weken aangeven als de toetsactiviteit niet in een vaststaande week moet plaatsvinden, bijvoorbeeld 4.4 t/m 4.7. De roosteraar kan dan zelf bepalen in welke week de activiteit geroosterd wordt.
7. Het is ook mogelijk om een toetsactiviteit buiten de aanbodperiode te laten plaatsvinden, bijvoobeeld de cursus loopt in periode 4, maar de toetsactvitiet vindt plaats in periode 5. Het is niet mogelijk om een toets voor de aanbodperiode te plannen. In dat geval zal de aanbodperiode moeten worden gewijzigd.
Let op: De toetsgelegenheid is een verplicht veld en is essentieel voor de koppeling naar Osiris. Zorg er daarom altijd voor dat er een toetgelegenheid is vastgelegd bij je toetsactiviteiten.
Het volgende scherm opent op het moment dat je een toetsactiviteit wijzigt:
Hier kan je wijzigen doen van een bestaande toetsactiviteit ten behoeve van het volgende studiejaar.
1. Code: Deze wordt gegenereerd.
2. Toetstype: deze is niet te wijzigen.
3. Verwacht aantal deelnemers: Vul hier het verwacht aantal deelnemers van de toets in.
4. Vul eventueel een opmerking in voor de planner/roosteraar.
5. Vul de toetsgelegenheid in. Geef aan of deze activiteit de eerste, tweede of een latere gelegenheid is. Let op: dit veld moet binnen elke aanbodperiode uniek zijn om een correcte koppeling met Osiris te garanderen.
Voorbeeld: Aanbod Periode 1 – Enschede heeft twee toetsactiviteiten:
- 1e gelegenheid in roosterweek 1.6
- 2e gelegenheid in roosterweek 1.9
Dit vul je in voor alle aanbodperiodes en bijbehorende toetsactiviteiten. Binnen één periode kan niet twee keer een eerste gelegenheid voorkomen.
6. Week in aanbodperiode: Is bepaald dat de cursus plaatsvindt in periode 4, dan kun je hier aangeven in welke roosterweek van periode 4 de toetsactiviteit moet worden geroosterd. Je kan ook meerdere weken aangeven als de toetsactiviteit niet in een vaststaande week moet plaatsvinden, bijvoorbeeld 4.4 t/m 4.7. De roosteraar kan dan zelf bepalen in welke week de activiteit geroosterd wordt.
7. Het is ook mogelijk om een toetsactiviteit buiten de aanbodperiode te laten plaatsvinden, bijvoobeeld de cursus loopt in periode 4, maar de toetsactvitiet vindt plaats in periode 5. Het is niet mogelijk om een toets voor de aanbodperiode te plannen. In dat geval zal de aanbodperiode moeten worden gewijzigd.
Let op: De toetsgelegenheid is een verplicht veld en is essentieel voor de koppeling naar Osiris. Zorg er daarom altijd voor dat er een toetgelegenheid is vastgelegd bij je toetsactiviteiten.
3.2. Werkvormrapport
Dit is een overzicht van alle werkvormen per onderwijsaanbod. Controleer of alle werkvormen aanwezig zijn, of de Osiris werkvormcode klopt, Dit veld is nodig voor de koppeling met Osiris, om deze koppeling goed te laten verlopen is het van groot belang dat dit goed gevuld wordt: Kies hier voor een unieke werkvormcode per werkvorm binnen de cursus. Elke werkvorm binnen een cursus dient een unieke Osiriscode te hebben. Start met werkvorm 1, vervolgens werkvorm 2, etc.
Vanuit dit rapport kun je niet doorklikken. Wil je aanpassingen doen, ga naar het cursusrapport of naar de pagina ''Examenprogramma controleren & aanpassen'' en zoek daar de juiste cursus op.
3.3. Toetsrapport
Dit is een overzicht van alle toetsen per onderwijsaanbod. Controleer of alle toetsen aanwezig zijn, of de Osiris Toetscode klopt. Dit veld is nodig voor de koppeling naar Osiris, om deze koppeling goed te laten verlopen is het van groot belang dat dit goed gevuld wordt: Kies hier voor een unieke werkvormcode per werkvorm binnen de cursus. Elke toets binnen een cursus dient een unieke Osiriscode te hebben. Start met toetsvorm 1, vervolgens toetsvorm 2, etc.
Het is mogelijk om vanuit dit rapport direct wijzigingen in de toets van een cursus aan te brengen. Klik op één van de zwart weergegeven toetsgegevens; er opent dan een workflow waarin je de benodigde aanpassingen kunt doorvoeren.
Let op: wanneer je in dit rapport op de cursuscode klikt, wordt de cursus in een nieuw tabblad geopend. In dat scherm kun je geen aanpassingen doen. Wil je wijzigingen doorvoeren in de cursus, doe dit dan via het cursusrapport.
Wil je meer informatie over de workflow van de toets kijk dan in de handleiding: Toetsschema
3.4. Toetsactiviteitenrapport
Dit is een overzicht van alle toetsactiviteiten per onderwijsaanbod. Controleer of alle toetsactiviteiten aanwezig zijn, of de Osiris Toetscode klopt. Dit veld is nodig voor de koppeling naar Osiris, om deze koppeling goed te laten verlopen is het van groot belang dat dit goed gevuld wordt: Kies hier voor een unieke werkvormcode per werkvorm binnen de cursus. Elke toets binnen een cursus dient een unieke Osiriscode te hebben. Start met toetsvorm 1, vervolgens toetsvorm 2, etc.
4. Wijzigingen
Deze pagina toont de wijzigingen die zijn aangebracht in de structuur van het examenprogramma en in de cursus zelf. Dit overzicht kan helpen om beter te begrijpen wat er in eerdere stappen van het proces is aangepast. Het lezen van deze pagina is niet altijd even eenvoudig; je hoeft hier niets te doen, maar het kan wel waardevolle inzichten geven.
Hieronder vindt je een voorbeeld van een wijzigingspagina:
0. Opleidingsvariantwijzigingen: Soms vinden er kleine wijzigingen plaats op het niveau van de opleidingsvariant. Deze worden hier weergegeven. In de meeste gevallen komen dergelijke wijzigingen echter weinig voor, omdat ze vaak leiden tot het aanmaken van een volledig nieuwe opleidingsvariant. Wanneer dat gebeurt, zie je in dit overzicht welke gegevens zijn ingevuld en door wie.
1. Onderdeelwijziging: In een onderdeel van de opleidingsvariant kunnen wijzigingen zijn doorgevoerd. Zo kan het aantal studiepunten zijn aangepast (bijvoorbeeld een cluster dat van 60 naar 30 studiepunten is gegaan). Ook kan het type onderdeel zijn gewijzigd, zoals van verplichte cursussen naar keuzecursussen. Er zijn daarnaast nog andere soorten wijzigingen mogelijk.
2. Cursuswijzigingen: De cursusverantwoordelijke kan wijzigingen hebben aangebracht in bestaande of nieuw aangemaakte cursussen. Klik op een cursus om de aangebrachte wijzigingen te bekijken.
Klik op een wijziging om de details te bekijken. Dit overzicht is uitsluitend bedoeld om inzicht te geven. Het eventueel terugdraaien van een wijziging kan vanuit het cursusrapport of vanuit het examenprogramma worden gedaan.
5. Examenprogramma controleren en aanpassen
Op deze pagina zie je de structuur van het examenprogramma. Controleer zorgvuldig of deze overeenkomt met de gemaakte afspraken. Verplaats, verwijder of maak indien nodig nieuwe cursussen aan.
Let op: Het examenprogramma moet correct zijn opgebouwd; als dit niet het geval is, werkt de koppeling met Osiris niet
Wil je meer weten waar je op moet letten bij de opbouw van het examenprogramma, dan kan via deze link: Opbouw van het examenprogramma. Daarnaast kun je de volgende checklist gebruiken om te controleren of alles klopt: Checklist examenprogramma in TimeEdit Bachelor.
Vanuit het examenprogramma is het mogelijk om nieuwe cursussen aan te maken. Voor meer informatie over het aanmaken van een cursus kun je de volgende handleiding raadplegen: Hoe maak ik een nieuwe cursus aan? Hier vindt je ook wanneer je een nieuwe cursus aan dient te maken.
6. Afronden
Tot slot rond je de workflow af door rechtsonder op Afronden te klikken.
Let op: Rond de workflow alleen af wanneer je zeker weet dat alles correct is. Doe dit wel tijdig, zodat collega’s in de volgende stappen voldoende ruimte hebben om hun werkzaamheden uit te voeren en indien nodig het proces tijdig kunnen terugzetten.
