• Inleiding
• De Course Life Cycle in Brightspace
  • Aanmaken van de cursus
  • Start- en einddata
  • De diverse fases in de Course Life Cycle
• De Student Life Cycle bij Saxion en de impact daarvan op Brightspace
• Bewaren en verwijderen en Brightspace
  • Bewaartermijnen
  • Het LMS als archiefsysteem?
• K16 Solutions oplossing als extern archiefsysteem ook inzetten voor Brightspace data
• Omgaan met bewaar- en verwijdertermijnen
• Advies Course Life Cycle 

De Course Life Cycle omschrijft de gehele levenscyclus van een cursus vanaf het moment dat de cursus wordt gecreëerd tot aan het moment dat de cursus wordt verwijderd. Tijdens de Course Life Cycle doorloopt de cursus een aantal stadia waarbij de gegevens in de cursus voor verschillende doelgroepen (administrators, ondersteuners, docenten en studenten) al dan niet zichtbaar en/of beschikbaar is.

Ook de toegang die studenten hebben tot de Saxion systemen, waaronder Brightspace, doorloopt een cyclus. Omdat deze van invloed is op de toegang tot de informatie in Brightspace wordt ook deze life cycle meegenomen in deze beschrijving.

In dit document wordt toegelicht welke gegevens in Brightspace voor wie toegankelijk zijn en (tot) wanneer. Het document maakt ook duidelijk dat Brightspace zelf geen ideaal systeem is om content zo lang te bewaren als de bewaartermijnen voorschrijven zoals die zijn opgesteld in de Selectielijst Hogescholen en die Saxion wil volgen. Dit heeft grotendeels te maken met de student lifecycle, waardoor toegang tot vooral studentcontent steeds bewerkelijker wordt.

Het document eindigt met een advies dat, hoewel niet perfect, aangeeft hoe lang en in welk systeem cursussen opgeslagen worden. Hierin wordt aangegeven dat het na een aantal jaren beter is om cursusomgevingen in zijn geheel over te zetten naar een echte archiefoplossing die nu ook al wordt in ingezet voor Blackboard cursussen. Betere controle op de informatie in Brightspace vraagt ook van academies dat zij relevante informatie aanleveren. Welke dat is wordt ook toegelicht.

Vanuit het project Implementatie Brightspace willen we met dit adviesdocument duidelijkheid bieden aan diegenen die betrokken zijn bij die processen waarbij toegang tot gegevens die in Brightspace worden vastgelegd een rol spelen. Het document sluit af met een aantal aanbevelingen voor verbeteringen. Sommige van deze verbeteringen kunnen pas worden gerealiseerd na afloop van het project Implementatie Brightspace en zullen dus door de lijnorganisatie of door andere projecten kunnen worden gerealiseerd.

Toegang tot informatie in de cursus wordt niet alleen bepaald door settings in de Brightspace cursus. De status van het Saxion student account speelt ook een rol. Om toegang tot een cursus te hebben moet een student een actief account hebben én ingeschreven zijn in de cursus. Het account bepaalt daarnaast ook wat anderen, zoals docenten en ondersteuners, aan student informatie kunnen zien in Brightspace.

Belangrijk: Net zoals de cursus een life cycle heeft, heeft ook de student (account) een life cycle.

De Student Life Cycle omvat de hele cyclus van het student account vanaf het moment dat het Saxion account wordt gecreëerd tot aan het moment dat het account wordt gedeactiveerd. Tijdens de Student Life Cycle worden een aantal stadia doorlopen waarbij het in het kader van archiveren, bewaren en verwijderen van data, met name van belang is dat ingeleverd werk van de student in de verschillende stadia al dan niet zichtbaar is voor de docent.

• Wanneer het aanmeldproces voldoende is voltooid, wordt door IAM (maximaal 60 dagen voor aanvang van de studie) het account van de student omgezet naar een actief account. Uit 'Business rules Saxion accounts’: Vanaf wanneer krijgt een student een Saxion account? Direct: account (pre student, alleen toegang tot SIS). 60 Dagen voor de startdatum behorend bij de inschrijving krijgt de student de rol “student status active (SIS)”, pas vanaf dat moment kan de student in Brightspace. De grace period bij beëindiging inschrijving voor een student is 1 maand. De student heeft dus nog een maand toegang tot Brightspace. Voor medewerkers geldt dat zij 14 dagen van tevoren een actief account krijgen. Bij beëindiging dienstverband is er geen grace period. De student krijgt dan o.a. toegang tot Brightspace en kan nu op verschillende cursussen ingeschreven worden. Wanneer de student op cursussen is ingeschreven, waarvan de startdatum is gepasseerd, kan de student daar werk inleveren.
• De status van het student account heeft impact op Brightspace. Het werk van een student in een cursus blijft namelijk zichtbaar voor een docent met toegang tot de cursus zolang:
  2. De student ingeschreven staat op de cursus èn
  3. het Saxion account van de student actief is
• Wanneer de student zich uitschrijft uit de cursus dan is het ingeleverde materiaal van de student dus niet meer benaderbaar door een docent. Om deze reden is er een aandachtspunt bij het gebruik van de self service inschrijvingen in Brightspace. Studenten die zich op deze manier hebben ingeschreven kunnen zich op dezelfde manier ook laagdrempelig weer uitschrijven. Het is niet wenselijk dat studenten dat doen nadat ze de cursus hebben afgerond.  Het materiaal dat de student heeft ingeleverd is niet weg, echter het kan alleen zichtbaar worden door de student weer in te schrijven op de betreffende cursus.
• Wanneer de student niet meer bij Saxion studeert én de grace periode van 1 maand voorbij is waardoor het Saxion account niet meer actief is, dan wordt het account ook in Brightspace op inactief gezet. Daardoor is het ingeleverd materiaal ook niet meer benaderbaar voor een docent.

Belangrijk is dat het ingeleverde werk van de student wel is opgeslagen in de database, er wordt niets verwijderd bij uitschrijving of inactief maken van een account. Het ingeleverde werk is alleen niet meer toegankelijk via de Brightspace cursus. De huidige workaround voor deze situatie indien toegang tot het werk gewenst is t.b.v. bijvoorbeeld visitaties, is door het account van de student weer te activeren (dit kan gedaan worden door FB BSO). De aanvraag hiervoor verloopt via het Self Service Portaal.

Het voordeel van deze situatie is dat de docent alleen relevante informatie ziet als de cursus Open is. Voor archivering is dit een nadeel: bij Historische of Inactieve cursussen zal voor veel studenten het werk niet meer benaderbaar zijn zonder hiervoor extra handelingen te verrichten.  

Zoals in het vorige hoofdstuk bleek, zitten er nadelen aan Brightspace als archiefsysteem. Het kan daarom verstandig zijn om, bekeken vanuit archiveringsdoelstellingen, een archiveringsoplossing in te zetten voor inactieve cursussen.

Voor het archiveren van oude Blackboard cursussen wordt sinds 2024 gebruik gemaakt van Scaffold Archiving van K16 Solutions. K16 Solutions heeft aangegeven dat zij vanaf de zomer van 2025 ook de mogelijkheid zullen bieden om Brightspace cursusomgevingen te archiveren. Dit kan kosteloos, zolang het contract met Saxion loopt. Dit contract loopt tot en met 31 mei 2030. Nb. Omdat Saxion pas gestart is met Brightspace in 2024, zal dit, gezien dit advies, pas vanaf 2027 in gebruik genomen hoeven te worden.  

Deze oplossing levert een aantal voordelen boven bewaren in Brightspace, met name daar waar het gaat om de toegankelijkheid tot de data:

1. Authenticatie en toegang tot inactieve cursussen is apart van Brightspace in te regelen en kan desgewenst via de academie beheerders verlopen (delegeren van toegang).
2. Toegang kan worden verleend tot specifieke cursussen.
3. Toegang tot ingeleverd werk van studenten is onafhankelijk van huidige student status of inschrijving op de cursus.
4. Mogelijkheid om content voor individuele studenten te verwijderen (AVG recht om vergeten te worden).
5. Eenmalig goed inregelen scheelt inspanning van Functioneel Beheer BSO.

Een bijkomend voordeel voor de langere termijn: zelfs al zou Saxion op termijn overgaan naar een ander LMS, dan is archivering van deze gegevens gelijk geregeld. Dit biedt dus tevens een exit strategie voor Brightspace.

Gezien de verbeteringen wordt geadviseerd om tenminste gedurende een aantal jaren ervaring op te doen met de K16 Solutions oplossing. Het is laagdrempelig (geen aanvullende kosten en we zijn er al bekend mee) om te gaan gebruiken, maar het lost evenwel ook weer niet alle nadelen op.

De academies en hun studenten zijn eigenaar van de informatie in Brightspace. De gedelegeerd systeem eigenaar van Brightspace (FB BSO) wil graag faciliteren in een proces dat de academies ondersteunt in hun bewaar- en verwijderplicht.  

FB BSO zal, tenzij anders besloten wordt, geen gegevens verwijderen uit cursussen die korter dan 7 jaar geleden zijn gegeven. Hiermee wordt voorkomen dat gegevens, die later nodig blijken te zijn, toch verwijderd zijn. Na 7 jaar worden de cursussen in hun geheel verwijderd. Bij nieuwe besluitvorming kan deze termijn worden aangepast. Een cursus geautomatiseerd eerder verwijderen omdat het geen afstudeerwerk bevat kan alleen indien actief wordt aangegeven dat een cursus geen afstudeerwerk bevat. Het dringende advies is dan ook dit te registreren.

Dit levert het volgende overzicht op:

* De officiële termijn is 2 jaar na registratie van het cijfer in het Studievolg systeem (Nu Bison, straks Osiris). Om praktische redenen stellen we voor om hiervoor standaard de datum 30 september jaar +3 aan te houden. Deze datum is afgestemd met de academie projectleiders van het project Implementatie Brightspace tijdens het projectleiders overleg van 21 november 2024. Uit de Teams chat hierover van 27 november: “Joris Verwijmeren: Ik denk dat het goed gekozen termijnen zijn. Voor de onderbouwing zou je voor de periode van 30-09 + 3 jaar nog kunnen toevoegen aan je document dat accreditatiepanels normaal gesproken alleen eindwerken van de afgelopen twee schooljaren willen zien. Met de voorgestelde termijnen kan de academie c.q. de afstudeercoördinator zonder problemen de door het accreditatiepanel geselecteerde eindwerken en hun beoordelingen downloaden en delen met het accreditiepanel.” Feitelijk betekent dit dat studenten nog een jaar na afronding van de cursus toegang houden, docenten houden 2 jaar toegang en de cursus blijft 3 jaar in Brightspace waarmee het in voorkomende gevallen eenvoudig is om nog toegang te verlenen.

Indien de academie eerder dan na 7 jaar cursussen wil verwijderen kan een verzoek daartoe gestuurd worden naar FB BSO.

Academies kunnen ook zelf zorgen dat ingeleverd werk van studenten eerder, na bijvoorbeeld twee jaar, verwijderd wordt uit de leeromgeving. Dit kan met of zonder het bewaren van onderwijsmaterialen:

1. Door de hele cursus te verwijderen uit Brightspace (een verzoek voor het in bulk verwijderen van cursussen kan gestuurd worden naar FB BSO).
2. Door het maken van een export van de cursus naar een nieuwe cursus in Brightspace. Bij het maken van een volledige export van een cursus wordt namelijk alles in de cursus overgezet, behalve gebruikers en hun cursusbijdragen. Er ontstaat dus een lege kopie van de cursus. Na het exporteren van de cursus moet de oorspronkelijke cursus uit Brightspace verwijderd worden. Hiervoor kan een verzoek worden gestuurd naar FB BSO.
3. In Brightspace wordt een onderscheid gemaakt tussen cursussen met én cursussen zonder afstudeerwerk van studenten. Dit helpt dus bij het tijdig verwijderen van cursussen of content. Voorwaarde is dat de informatie tijdig door de academie moet worden verstrekt. Dat gebeurt nu nog niet of nauwelijks en dat moet veranderen. Binnen 1 tot 2 jaar wordt deze informatie via de koppeling met TimeEdit geautomatiseerd meegegeven. Dit dient derhalve opgepakt te worden in het Implementatieproject Osiris/TimeEdit.

Tenslotte, een einddatum ingeven voor een cursus is niet verplicht in Brightspace. Wanneer geen einddatum wordt gehanteerd blijft een cursus dus open staan en wordt daardoor niet meegenomen in de cyclus van de verwijdertermijnen. Dit brengt allerlei nadelen met zich mee:

1. Studenten blijven mails en updates uit die cursus ontvangen.
2. Studenten zien veel irrelevante cursussen
3. Studenten gaan proberen zich uit de cursussen te schrijven om zodoende de irrelevante cursussen niet meer te hoeven zien
4. Docenten zien meerdere jaargangen van dezelfde cursus
5. Er wordt niet voldaan aan de bewaar en verwijdertermijnen
6. Beheerders zien alle cursussen (ook inactive cursussen) in Brightspace staan waardoor cursussen met soortgelijke cursus name en cursus code gemakkelijk verward kunnen worden

Het dringende advies is dan ook om aan elke cursus altijd een einddatum mee te geven en de cursus inactief te maken op het afgesproken moment. Als geen einddatum bekend is wordt een default, logische, einddatum gevuld. Dit dient ook als uitgangspunt meegenomen te worden in de te realiseren koppeling met TimeEdit.  

FB BSO zal jaarlijks een controlequery draaien op cursussen zonder einddatum en deze aan de betreffende academies voorleggen met de vraag wat er met de cursussen moet gebeuren. Dit kan in theorie gebeuren bij cursussen die bijvoorbeeld handmatig worden aangemaakt.

Samenvattend:

• Brightspace is geen echt archiefsysteem
• Het is mogelijk een Course Life Cycle te definiëren die zoveel als mogelijk, met enige beperkingen, rekening houdt met wet- en regelgeving. De belangrijkste beperkingen worden veroorzaakt doordat wordt gearchiveerd en verwijderd op cursusniveau en niet op document niveau, daardoor is het enigszins grof.
• Een startdatum en een einddatum is daarbij nodig om zo de toegang tot de cursus voor studenten te kunnen controleren. Als geen einddatum wordt ingegeven dan dient als einddatum 30 september jaar+2 te worden aangehouden en gevuld.
• V.w.b. aanmaken cursussen is er een tijdelijke semi-automatische oplossing. Deze blijft werken totdat koppeling met TimeEdit en/of Osiris is gerealiseerd voor een betere geautomatiseerde oplossing. In deze koppeling moet voorzien worden in start- en einddata voor cursussen.
• Om een beter systeem van verwijdering mogelijk te maken is het advies om per cursus aan te geven of het wel of geen afstudeerwerk bevat.  
• De in gebruik zijnde Blackboard archiveringsoplossing van K16 Solutions biedt vanaf 2025 ook een verbetermogelijkheid voor het archiveren van inactieve Brightspace cursussen. Dit biedt Saxion verbeteringen t.o.v. het bewaren van deze gegevens in Brightspace m.n. als het gaat om toegang tot studentgegevens.  Gezien de start met Brightspace in 2024 zal dit pas vanaf september 2027 spelen.

Schematisch ziet het advies voor de Course Life Cycle en daarmee bewaren en verwijderen (en opslaan in het archiefsysteem) van gegevens in Brightspace er als volgt uit. Het collegejaar 2024-2025 is daarbij gebruikt als referentiejaar om concrete jaartallen te vermelden:

• Studenten houden in totaal 2 jaar toegang tot de cursus. 1 jaar tijdens het onderwijs en nog 1 jaar daarna. Docenten houden nog een jaar langer toegang. Dit betekent dat de default einddatum van een cursus 30 september jaar +2 is.
• Vanwege de genoemde voordelen van het archiefsysteem zal FB BSO nadat de cursussen inactief zijn gezet in Brightspace deze cursussen gaan archiveren. Hier is een zekere doorlooptijd mee gemoeid.
• Accreditatiepanels vragen normaal gesproken alleen eindwerken op van de afgelopen twee studiejaren. Met de voorgestelde termijnen kan de academie c.q. de afstudeercoördinator zonder problemen de door het accreditatiepanel geselecteerde eindwerken en hun beoordelingen downloaden en delen met het accreditiepanel. Mede om deze reden is het noodzakelijk dat academies jaar + 3 toegang houden tot de gegevens.
• Docenten of ondersteuners kunnen begin- en einddata aanpassen in Brightspace. Zo wordt het voor een AGZ opleiding bijvoorbeeld mogelijk om een eerstejaars cursus langer beschikbaar te houden dan een 3^e of 4^e jaars cursus waar dat niet nodig is.
• Om te voorkomen dat cursussen te laat worden verwijderd, wordt de begindatum van de gebruikt om de maximum levensduur van de cursus te bepalen. Een cursus wordt verwijderd op 30 september van dat jaar waar de begindatum van de cursus meer dan 8 jaar geleden is. Een cursus met een begindatum 1-5-2024 wordt uiterlijk 30-9-2032 verwijderd.
• Voor stage- of afstudeercursussen waarbij voorbereiding van studenten belangrijk is, kan de begindatum worden aangepast. Zo kan een cursus voor studiejaar 2024-2025 al toegankelijk zijn voor studenten vanaf bijvoorbeeld 1 mei 2024.
• Nadat de cursussen gearchiveerd zijn en gecontroleerd zijn, zullen de cursussen uit Brightspace worden verwijderd. Dit zal uiterlijk 3 maanden later zijn, dus 31 december van dat jaar. Nadat de looptijd van afstudeerwerk ook is verstreken, zullen de cursussen uit het archiefsysteem worden verwijderd.  
• Het is altijd mogelijk om (alleen) de lesmaterialen te bewaren in een Brightspace cursus. Dit kan ook nadat de cursus al is gearchiveerd, mocht dat nodig zijn.