Deze handleiding is voor de Opleidingsmanager en beschrijft hoe het examenprogramma gecontroleerd kan worden. We beschrijven de workflow inclusief uitleg over functionaliteiten, aandachtspunten en tips voor een correcte en efficiënte verwerking.
Lees ook Aan de slag met TimeEdit en Handige tips voor het gebruiken van TimeEdit
Kijk bij je openstaande taken en klik bij '''beoordelen Examenprogramma'' op het examenprogramma wat voor jou klaar staat.
Workflow examenprogramma controleren
Wanneer je de workflow opent, zie je een reeks stappen die je van begin tot eind te doorloopt. Deze workflow bestaat uit een aantal pagina’s die elkaar logisch opvolgen. Op elke pagina vind je informatie uit het examenprogramma die nodig is voor overzicht en controle.
Als opleidingsmanager ben jij verantwoordelijk voor de goedkeuring van het examenprogramma van de opleidingsvariant voor het volgende studiejaar. Je hoeft hier zelf niets aan te passen. Jouw taak is uitsluitend controleren en accorderen. Ben je van mening dat er wijzigingen nodig zijn, dan kun je het proces terugsturen naar de curriculumverantwoordelijke.
Het proces bestaat uit de volgende pagina's:
Hieronder krijg je per pagina uitleg over wat je kan verwachten en waar je als curriculumverantwoordelijke op moet letten. Hoofdstuk 3 gaat uitgebreider in op de verschillende rapporten.
1. Introductie
Hier vindt je een introducerende tekst met korte uitleg over het proces. Daarnaast kan je op de verschillende bolletjes klikken om te zien hoe het proces verder gaat en wie de deelnemers zijn.
Klik op één van de bolletjes om meer informatie over het proces te bekijken. Je ziet daarbij welke rol na jou aan de beurt is en welke schermen deze persoon te zien krijgt.
2. Onderwijsaanbod gegevens
Dit is een overzichtspagina van alle gegevens van het onderwijsaanbod, dit kan niet gewijzigd worden en is bedoeld om inzicht te krijgen in alle gegevens van het onderwijsaanbod. Wanneer deze gegevens gewijzigd zouden moeten worden dan zou het betekenen dat er een nieuwe opleidingsvariant aangemaakt moet worden.
NB: Staan er foutieve gegevens in, vraag dan één van de collega's een topdeskticket aan te maken
3. Rapporten algemeen
Rapporten zijn bedoeld om informatie op een overzichtelijke manier te presenteren. Standaard wordt een compact overzicht getoond, maar je kunt ook een ander template kiezen met uitgebreidere informatie. Daarnaast kun je een eigen selectie samenstellen en opslaan, zodat je altijd snel toegang hebt tot de gegevens die voor jou relevant zijn.
Rapporten kunnen worden gedownload naar Excel. In veel rapporten is het bovendien mogelijk om direct vanuit het rapport aanpassingen in de gegevens door te voeren.
Het kan voorkomen dat je zoveel kolommen hebt geselecteerd dat de gegevens niet meer binnen het venster passen. In TimeEdit kun je dan niet naar de verborgen kolommen scrollen. Wanneer je het overzicht naar Excel downloadt, worden alle kolommen wél meegenomen.
Hieronder lichten we eerst de algemene werking van rapporten toe, waarna we per rapport uitleggen welke mogelijkheden beschikbaar zijn.
1. Klik op de downloadknop om het rapport te downloaden als Excel- of CSV-bestand. In het grijze bolletje zie je hoeveel items zijn geselecteerd. In sommige rapportages zijn standaard alle items geselecteerd; in andere rapportages begint de selectie op 0 en kun je zelf bepalen welke items je wilt meenemen. Door het bovenste schuifje aan te zetten selecteer je alles, maar je kunt ook handmatig een eigen selectie maken.
2. Met de zoekfunctie, zorg je er voor dat zoekbalken boven de verschillende kolommen verschijnen. Per kolom kun je nu zoeken
3. Hier kies je welk template je gebruikt, dit staat standaard ingesteld op ''01 compact'', kies een ander openbaar template of je eigen template.
4. Wanneer je een eigen rapport wil maken, kun je vanuit het gewenste template kolommen aan/uit zetten en de volgorde veranderen. Op deze manier bundel je je eigen informatie. Dit template kun je opslaan voor eigen gebruik
3.1. Cursusrapport
In het cursusrapport zie je een overzicht van alle cursussen binnen de opleidingsvariant.
Hieronder zie je een voorbeeld van hoe een cursusrapport er uit ziet:
1. Code: In de eerste kolom zie je de cursuscode. Dit kan een code zijn die is afgeleid van de toetscode uit Bison bij een bestaande cursus of toets. Wanneer er iets in de cursus is gewijzigd, is er in een eerder stadium een nieuwe cursus aangemaakt met een nieuwe code. Deze codes beginnen met C00…. Controleer deze cursussen extra zorgvuldig
2. Cursusnaam: Dit is de naam van de betreffende cursus en kan niet meer worden aangepast. Een nieuwe cursusnaam leidt tot een nieuwe cursus, dit kan evenuteel verderop in het proces bij het examenprogramma. Moet de naam van een nieuw aangemaakte cursus toch worden gewijzigd, maak dan een Topdesk‑ticket aan.
3. Aangeboden periodes: In deze kolom zie je alle periodes waarin de cursus wordt aangeboden, ook wanneer de cursus in meerdere opleidingsvarianten of op verschillende locaties voorkomt. Controleer of het aanbod voor jouw opleidingsvariant correct staat en pas dit waar nodig aan
4. Studiepunten: Dit overzicht toont het aantal studiepunten per cursus. In deze fase kunnen hier geen wijzigingen meer in worden aangebracht, maar het is wel belangrijk om te controleren of de informatie correct is.
5. Cursusverantwoordelijke: Dit is de collega die verantwoordelijk is voor het invullen en aanpassen van de cursus. Voor inhoudelijke vragen kun je bij deze persoon terecht. Staat per ongeluk de verkeerde collega als cursusverantwoordelijke ingesteld, dan kan dit worden aangepast. Let op: deze collega heeft de taak niet op zijn/haar dashboard gekregen en kan daarom geen wijzigingen meer doorvoeren. Vanaf dat moment moeten eventuele aanpassingen door jou als curriculumverantwoordelijke worden gedaan.
Controleer of je alle cursussen ziet die je verwacht, met de juiste informatie. Eventuele wijzigingen kunnen op dit moment nog worden doorgevoerd door de curriculumverantwoordelijke.
3.2. Werkvormrapport
Dit is een overzicht van alle werkvormen per onderwijsaanbod. Controleer of alle werkvormen aanwezig zijn, of de Osiris werkvormcode klopt, Dit veld is nodig voor de koppeling met Osiris, om deze koppeling goed te laten verlopen is het van groot belang dat dit goed gevuld wordt: Kies hier voor een unieke werkvormcode per werkvorm binnen de cursus. Elke werkvorm binnen een cursus dient een unieke Osiriscode te hebben. Start met werkvorm 1, vervolgens werkvorm 2, etc.
Zie je zaken die niet goed staan, noteer dit en stuur het mee naar de cursusverantwoordelijke op het moment dat je het proces afkeurt.
3.3. Toetsrapport
Dit is een overzicht van alle toetsen per onderwijsaanbod. Controleer of alle toetsen aanwezig zijn, of de Osiris Toetscode klopt. Dit veld is nodig voor de koppeling naar Osiris, om deze koppeling goed te laten verlopen is het van groot belang dat dit goed gevuld wordt: Kies hier voor een unieke werkvormcode per werkvorm binnen de cursus. Elke toets binnen een cursus dient een unieke Osiriscode te hebben. Start met toetsvorm 1, vervolgens toetsvorm 2, etc.
Zie je zaken die niet goed staan, noteer dit en stuur het mee naar de cursusverantwoordelijke op het moment dat je het proces afkeurt.
3.4. Toetsactiviteitenrapport
Dit is een overzicht van alle toetsactiviteiten per onderwijsaanbod. Controleer of alle toetsactiviteiten aanwezig zijn, of de Osiris Toetscode klopt. Dit veld is nodig voor de koppeling naar Osiris, om deze koppeling goed te laten verlopen is het van groot belang dat dit goed gevuld wordt: Kies hier voor een unieke werkvormcode per werkvorm binnen de cursus. Elke toets binnen een cursus dient een unieke Osiriscode te hebben. Start met toetsvorm 1, vervolgens toetsvorm 2, etc.
Zie je zaken die niet goed staan, noteer dit en stuur het mee naar de cursusverantwoordelijke op het moment dat je het proces afkeurt.
4. Wijzigingen
Deze pagina toont de wijzigingen die zijn aangebracht in de structuur van het examenprogramma en in de cursus zelf. Dit overzicht kan helpen om beter te begrijpen wat er in eerdere stappen van het proces is aangepast. Het lezen van deze pagina is niet altijd even eenvoudig; je hoeft hier niets te doen, maar het kan wel waardevolle inzichten geven.
Hieronder vindt je een voorbeeld van een wijzigingspagina:
0. Opleidingsvariantwijzigingen: Soms vinden er kleine wijzigingen plaats op het niveau van de opleidingsvariant. Deze worden hier weergegeven. In de meeste gevallen komen dergelijke wijzigingen echter weinig voor, omdat ze vaak leiden tot het aanmaken van een volledig nieuwe opleidingsvariant. Wanneer dat gebeurt, zie je in dit overzicht welke gegevens zijn ingevuld en door wie.
1. Onderdeelwijziging: In een onderdeel van de opleidingsvariant kunnen wijzigingen zijn doorgevoerd. Zo kan het aantal studiepunten zijn aangepast (bijvoorbeeld een cluster dat van 60 naar 30 studiepunten is gegaan). Ook kan het type onderdeel zijn gewijzigd, zoals van verplichte cursussen naar keuzecursussen. Er zijn daarnaast nog andere soorten wijzigingen mogelijk.
2. Cursuswijzigingen: De cursusverantwoordelijke kan wijzigingen hebben aangebracht in bestaande of nieuw aangemaakte cursussen. Klik op een cursus om de aangebrachte wijzigingen te bekijken.
Klik op een wijziging om de details te bekijken. Dit overzicht is uitsluitend bedoeld om inzicht te geven. Het eventueel terugdraaien van een wijziging kan vanuit het cursusrapport of vanuit het examenprogramma worden gedaan.
5. Examenprogramma controleren en aanpassen
Op deze pagina zie je de structuur van het examenprogramma. Controleer zorgvuldig of deze overeenkomt met de gemaakte afspraken. Zie je zaken die niet goed staan, noteer dit en stuur het mee naar de cursusverantwoordelijke op het moment dat je het proces afkeurt.
Let op: Het examenprogramma moet correct zijn opgebouwd; als dit niet het geval is, werkt de koppeling met Osiris niet
Wil je meer weten waar je op moet letten bij de opbouw van het examenprogramma, dan kan via deze link: Opbouw van het examenprogramma. Daarnaast kun je de volgende checklist gebruiken om te controleren of alles klopt: Checklist examenprogramma in TimeEdit Bachelor.
6. Examencommissie advies
Op deze pagina leg je het advies van de examencommissie vast. Dit dient uitsluitend ter registratie.
7. Afronden
Tot slot rond je de workflow af door rechtsonder op Afronden te klikken. Zie je nog zaken die niet correct zijn, klik dan op Afkeuren om het proces terug te sturen naar de curriculumverantwoordelijke.
Let op: Rond de workflow alleen af wanneer je zeker weet dat alles correct is. Doe dit wel tijdig, zodat collega’s in de volgende stappen voldoende ruimte hebben om hun werkzaamheden uit te voeren en indien nodig het proces tijdig kunnen terugzetten.
In het geval van afkeuren opent het volgende scherm:
Geef in het commentaar zo duidelijk mogelijk aan wat er niet correct is aan het examenprogramma. Bundel alle opmerkingen, zodat de curriculumverantwoordelijke alles in één keer kan herstellen.
In het geval van goedkeuren is het proces voor het vastleggen van het examenprogramma voor het nieuwe studiejaar afgerond en zijn er geen wijzigingen meer te doen.