Een Word document toegankelijk maken en controleren

Doel en toepassingsgebied

Met deze handleiding maak je bijvoorbeeld een studiewijzer, opdrachtbeschrijving of lesdocument bruikbaar voor studenten die een schermlezer, vergroting of een andere leesondersteuning gebruiken. Je controleert zowel de opmaak als de informatie die achter die opmaak beschikbaar is.

De stappen zijn bedoeld voor de Nederlandstalige desktopversie van Word voor Microsoft 365 op Windows. Verschillen voor Mac en Word in de browser staan onderaan. De naam van een opdracht kan per update verschillen; zoek de genoemde opdracht via het zoekveld boven in Word als je deze niet in het lint ziet.

Vooraf

Werk in het bewerkbare .docx-bronbestand en sla een kopie op voordat je grote wijzigingen maakt. Een afbeelding van een pagina is geen bewerkbare documenttekst. Vraag zo nodig het oorspronkelijke bestand op. Bepaal ook of je het Word-bestand, een pdf of beide gaat delen: ieder eindbestand moet worden gecontroleerd.

Stap 1 Bekijk eerst de gevonden problemen

1. Open het document en kies Controleren > Toegankelijkheid controleren.
2. Selecteer een melding in het deelvenster. Word laat zien op welk onderdeel deze betrekking heeft.
3. Lees de toelichting en eventuele voorgestelde herstelactie. Noteer terugkerende problemen, zoals afbeeldingen zonder beschrijving.

Gebruik de meldingen als werklijst. Een lege lijst is geen bewijs dat het document volledig toegankelijk is. Controleer ook zelf of beschrijvingen, structuur en leesvolgorde kloppen.

Microsoft over de toegankelijkheidscontrole.

Stap 2 Geef de tekst een herkenbare structuur

1. Selecteer de documenttitel en kies Start > Stijlen > Titel.
2. Selecteer de naam van een hoofdonderdeel, zoals ‘Beoordeling’, en kies Kop 1.
3. Gebruik Kop 2 voor onderdelen binnen dat hoofdstuk, zoals ‘Beoordelingscriteria’. Gebruik Kop 3 alleen wanneer een verdere onderverdeling nodig is.
4. Open Beeld > Navigatiedeelvenster en bekijk Koppen.
5. Controleer of de hoofdonderdelen en subonderdelen in een logische hiërarchie staan.

Controlepunt: ‘Beoordeling’ staat in het navigatievenster; ‘Beoordelingscriteria’ staat daaronder als subonderdeel. De stijl Titel hoeft niet in deze lijst te verschijnen. Koppen in tekstvakken en tabellen verschijnen in dit venster evenmin.

Een regel die je alleen vet of groter maakt, is daarmee nog geen herkenbare kop. Wil je de uitstraling aanpassen? Wijzig de kopstijl, zodat de structuur behouden blijft. Gebruik een logische kophiërarchie als praktische werkwijze; ‘nooit een niveau overslaan’ is op zichzelf geen afzonderlijk WCAG-succescriterium.

Microsoft over kopstijlen, het navigatievenster en stijlen wijzigen.

Stap 3 Maak lijsten en de leesvolgorde begrijpelijk

Gebruik Start > Opsommingstekens voor parallelle punten en Start > Nummering voor een volgorde van handelingen. Typ geen streepjes of nummers om een lijst na te bootsen.

Zet essentiële informatie in de hoofdtekst. Een inleverdatum die alleen in een koptekst staat, kan worden gemist. Gebruik geen losse tekstvakken of tabellen om gewone alinea’s op de pagina te positioneren. Dit zijn praktische aanbevelingen om de leesvolgorde eenvoudiger te houden.

Voorbeeld: plaats ‘Lever het verslag uiterlijk 12 november in’ bij de opdrachtinstructie; herhaal die informatie eventueel in de koptekst. Voorkom dat de student de deadline uitsluitend daar kan vinden.

Microsoft over toegankelijke Word-documenten.

Stap 4 Geef afbeeldingen een passend alternatief

1. Selecteer een afbeelding en open Afbeeldingsindeling > Alternatieve tekst, of gebruik de optie voor alternatieve tekst in het contextmenu.
2. Bepaal welke informatie de afbeelding in deze opdracht overbrengt.
3. Schrijf die informatie in het tekstveld. Controleer een automatisch gegenereerd voorstel inhoudelijk.
4. Gebruik Markeren als decoratief alleen wanneer de afbeelding geen informatie of functie heeft.

Voorbeeld: een procesdiagram bij een stageopdracht krijgt ‘Aanmelden, goedkeuring aanvragen, stage uitvoeren en reflectieverslag inleveren’, niet ‘Vier blauwe blokken met pijlen’. Bij een complexe grafiek plaats je een korte beschrijving bij de afbeelding en geef je de volledige gegevens of uitleg in de hoofdtekst. Een decoratieve scheidingslijn heeft geen beschrijving nodig.

Controlepunt: iemand die de afbeelding niet ziet, krijgt de informatie die nodig is om de opdracht te begrijpen. Alt-tekst is geen vervanging voor de volledige uitleg van een complexe figuur.

Microsoft over alternatieve tekst toevoegen, W3C over tekstalternatieven.

Stap 5 Gebruik eenvoudige tabellen met echte koppen

1. Gebruik Invoegen > Tabel voor gegevens die je per rij en kolom vergelijkt.
2. Geef de eerste rij duidelijke kolomnamen, bijvoorbeeld ‘Onderdeel’, ‘Deadline’ en ‘Inleverlocatie’.
3. Klik in de tabel en schakel onder Tabelontwerp de optie voor de koprij in. Microsoft noemt deze in de Nederlandse documentatie Veldnamenrij.
4. Vermijd samengevoegde cellen, geneste tabellen en lege rijen als opmaakmiddel.
5. Laat lange verklaringen buiten de tabel staan.

Controlepunt: een waarde als ‘12 november’ heeft een duidelijke relatie met de kop ‘Deadline’. Alleen een blauwe achtergrond of vetgedrukte eerste rij is onvoldoende om de kopstructuur vast te leggen. Controleer de relaties opnieuw wanneer je naar pdf exporteert.

Microsoft over tabellen in Word, W3C over informatie en relaties.

Stap 6 Controleer links en taal

Selecteer een begrijpelijke tekst, kies Invoegen > Koppeling en voeg de bestemming toe. Gebruik ‘Bekijk de beoordelingsrubric’ in plaats van ‘Klik hier’. Controleer bestaande koppelingen door het contextmenu te openen en de koppeling te bewerken.

Selecteer de tekst en kies Controleren > Taal > Controletaal instellen. Stel de taal in die bij de tekst hoort. Markeer een Engelstalige passage afzonderlijk als Engels. Verander hiervoor niet de taal van alle Office-menu’s.

Controlepunt: de link vertelt wat je opent en de tekst heeft de juiste taalinstelling. Open de link ook daadwerkelijk om de bestemming te controleren.

Microsoft over koppelingen en controletaal.

Stap 7 Controleer leesbaarheid en kleur

Gebruik voldoende contrast: voor gewone tekst minimaal 4,5:1, voor grote tekst 3:1. WCAG verstaat onder groot ten minste 18 pt of 14 pt vet; het criterium kent specifieke uitzonderingen. Onderstreep links en voeg woorden toe aan kleurcodes, zoals ‘Verplicht’ naast een rode markering.

Een vertrouwd lettertype, links uitgelijnde lopende tekst en voldoende alinea-afstand zijn praktische leesbaarheidsadviezen. Een bepaald lettertype of één vaste minimumgrootte voor alle Word-tekst is geen algemene WCAG-eis.

W3C over contrast.

Stap 8 Controleer het bestand dat je gaat delen

1. Voer de toegankelijkheidscontrole opnieuw uit en behandel de resterende meldingen.
2. Loop de koppen in het navigatievenster na. Controleer afbeeldingen, links, tabellen en taal handmatig.
3. Gebruik desgewenst Beeld > Insluitende lezer > Hardop voorlezen om de tekst te beluisteren. Dit is een extra leescontrole, geen volledige schermlezertest.
4. Wil je een pdf? Kies in Windows Bestand > Opslaan als, bestandstype PDF, vervolgens Opties en schakel Documentstructuurtags voor toegankelijkheid in.
5. Controleer de geëxporteerde pdf met de Acrobat-handleiding. Gebruik voor deze werkwijze Opslaan als of Exporteren, niet een PDF-printer.

Microsoft over Insluitende lezer en PDF-export.

Problemen oplossen en versieverschillen

Wanneer is deze controle afgerond

Je kunt de documentstructuur herkennen zonder naar de visuele opmaak te kijken; essentiële afbeeldingen hebben een bruikbaar alternatief; tabellen en links zijn begrijpelijk; de taal klopt; meldingen zijn behandeld; en de daadwerkelijk gedeelde versie is gecontroleerd. Bij complexe formules, formulieren of afwijkende leesvolgorden is aanvullende specialistische controle nodig.

De belangrijkste betrokken WCAG-onderwerpen zijn tekstalternatieven (1.1.1), structuur (1.3.1), betekenisvolle volgorde (1.3.2), kleur (1.4.1), contrast (1.4.3), linkdoel (2.4.4) en taal (3.1.1 en 3.1.2). Voor toepassing op documenten biedt WCAG2ICT aanvullende uitleg. Dit is een gerichte controle, geen verklaring van volledige conformiteit.