Een PDF toegankelijk maken en controleren met Adobe Acrobat Pro

Doel en toepassingsgebied

Je controleert of een pdf niet alleen zichtbaar is, maar ook bruikbare tekst, structuur, leesvolgorde en alternatieven bevat. De procedure gebruikt de desktopversie van Adobe Acrobat Pro met de nieuwe interface. Adobe Reader kan een pdf lezen, maar biedt niet de volledige herstelmogelijkheden uit deze handleiding.

Acrobat gebruikt in de Nederlandse documentatie zowel ‘tags’ als ‘codes’ voor de documentstructuur. Het gaat om labels achter de pagina, bijvoorbeeld voor een kop, alinea, afbeelding of tabelcel. Die structuur is niet hetzelfde als de zichtbare opmaak.

Adobe over toegankelijkheidsfuncties.

Vooraf Kies de beste herstelroute

1. Bewaar de oorspronkelijke pdf en maak een werkkopie.
2. Heb je een Word-, PowerPoint- of ander bronbestand? Herstel daarin eerst de structuur en exporteer opnieuw met tags. Zo blijven verbeteringen ook bij een volgende versie behouden.
3. Heb je alleen een pdf? Gebruik de stappen hieronder. Complexe formulieren, formules en tabellen kunnen specialistische bewerking vereisen.

Een gescande pagina vraagt eerst tekstherkenning. Een pdf met echte tekst maar zonder tags vraagt structuurherstel. Een getagde pdf kan nog verkeerde labels of een verkeerde volgorde bevatten.

Adobe over toegankelijke PDF’s maken.

Stap 1 Voer een eerste toegankelijkheidscontrole uit

1. Kies Alle tools > Meer weergeven > Voorbereiden op toegankelijkheid.
2. Kies Controleren op toegankelijkheid.
3. Selecteer alle pagina’s en de toepasselijke controles. Start de controle.
4. Open het rapport en bekijk mislukte controles én onderdelen die een handmatige controle vereisen.

Een overgeslagen controle is niet geslaagd. Een handmatige controle is niet uitgevoerd totdat je het betreffende onderdeel zelf hebt beoordeeld. Het rapport kan niet vaststellen of alle beschrijvingen betekenisvol zijn.

Adobe over de controlefunctie.

Stap 2 Maak gescande tekst doorzoekbaar

Sla deze stap over wanneer de tekst al correct selecteerbaar en doorzoekbaar is.

1. Kies Alle tools > Scannen en OCR > In dit bestand.
2. Selecteer het paginabereik en de taal van de scan.
3. Start Tekst herkennen.
4. Zoek een woord dat op de pagina staat. Kopieer daarna een alinea naar een teksteditor en vergelijk deze met het origineel.
5. Controleer vooral namen, bedragen, getallen en symbolen. Herstel fouten of vraag een beter bronbestand op.

Voorbeeld: als ‘0,5 mg’ als ‘O,S mg’ wordt herkend, is de inhoud nog onjuist, ook wanneer zoeken en selecteren werken. OCR voegt een tekstlaag toe; het maakt niet automatisch een goede documentstructuur.

Adobe over OCR.

Stap 3 Controleer of er tags zijn

Open Toegankelijkheidstags via de zijvensters. In Windows beschrijft Adobe de route via het hamburgermenu Weergeven > Weergeven/verbergen > Zijvensters; op Mac begin je in het menu Weergeven. Namen kunnen per interface verschillen.

Is er geen tagstructuur, kies dan bij voorkeur de bronroute. Als die ontbreekt, gebruik Voorbereiden op toegankelijkheid > PDF automatisch taggen en beoordeel het resultaat. Voer automatisch taggen niet zonder reden opnieuw uit op een al gecorrigeerde tagstructuur.

Controlepunt: je ziet labels voor inhoud, niet alleen een melding dat het bestand getagd is. Een kop hoort bijvoorbeeld als H1 of H2 herkenbaar te zijn, een alinea als P. Controleer inhoud en hiërarchie; automatisch taggen kan deze verkeerd interpreteren.

Adobe over het maken van tags en de tagstructuur bewerken.

Stap 4 Controleer en herstel de informatievolgorde

1. Vouw de tagstructuur uit en selecteer achtereenvolgens de inhoudselementen. Gebruik de optie om de bijbehorende inhoud te markeren.
2. Vergelijk de volgorde met de betekenis van het document. Let op kolommen, kaders, voetnoten en bijschriften.
3. Verplaats een verkeerd geordend element zorgvuldig in de tagstructuur. Controleer daarbij ook de bovenliggende structuur.
4. Gebruik Leesvolgorde herstellen om geselecteerde gebieden het juiste type te geven wanneer dat nodig is.
5. Sla op en test de volgorde met een schermlezer. Controleer of niets ontbreekt of dubbel wordt gelezen.

Voorbeeld: bij twee tekstkolommen lees je eerst de linker kolom volledig en daarna de rechter, wanneer dat de betekenisvolle volgorde is. Een regel links afwisselen met een regel rechts maakt de tekst onbegrijpelijk.

De visuele bloknummers van het leesvolgordegereedschap helpen bij onderzoek, maar vervangen geen beoordeling van de tagstructuur en de daadwerkelijke schermlezeruitvoer.

Adobe over structuur bewerken, leesvolgorde herstellen en W3C-techniek PDF3.

Stap 5 Herstel afbeeldingen en decoratieve onderdelen

Gebruik in het toegankelijkheidsdeelvenster Alternatieve tekst toevoegen. Beoordeel iedere gevonden afbeelding en sla een passende beschrijving op. Controleer ook of informatieve afbeeldingen verkeerd als achtergrond zijn behandeld; die kunnen bij automatische controles buiten beeld blijven.

Voorbeeld: geef bij een veiligheidsdiagram de betekenis van het symbool en de vereiste handeling, niet alleen ‘Rood pictogram’. Heeft een grafiek veel relevante gegevens, bied een uitgebreide uitleg of tabel aan.

Markeer echte versiering met het leesvolgordegereedschap als Achtergrond/Artefact. Dat haalt het onderdeel uit de voorgelezen inhoud zonder het van de pagina te verwijderen. Gebruik dit niet om een melding over een betekenisvolle afbeelding weg te werken.

Adobe over alternatieve tekst, artefacten en W3C-techniek PDF1.

Stap 6 Controleer tabellen handmatig

Bekijk een tabel in de tagstructuur. Gebruik deze herkenningspunten:

• Table: de tabel als geheel.
• TR: een rij.
• TH: een kopcel.
• TD: een gegevenscel.

Voorbeeld: bij ‘Onderdeel | Deadline | Inleverlocatie’ moeten de drie kolomnamen kopcellen zijn. Een datum hoort als gegevenscel bij de juiste rij en kolom. Een vetgedrukte cel met het label TD is nog geen kopcel.

Bij een eenvoudige tabel met een verkeerd gelabelde kopcel:

1. Vouw in Toegankelijkheidstags de betreffende TR uit.
2. Selecteer de TD die inhoudelijk een kopcel is en open Eigenschappen via het contextmenu.
3. Wijzig bij het type de tabelgegevenscel in een tabelkopcel (TH).
4. Controleer de relaties tussen de kop en de gegevens. Alleen TD vervangen door TH lost niet iedere associatiefout op.

Gebruik zo nodig Tabeleditor bij een getagde tabel in het gereedschap Leesvolgorde. Controleer celrelaties en rij- en kolomoverspanningen. Laat complexe tabellen specialistisch controleren; een tekstbeschrijving vervangt de celstructuur niet.

Adobe over Tabeleditor, W3C-techniek PDF6.

Stap 7 Stel titel en taal in

Open Documenteigenschappen via het hamburgermenu in Windows of Bestand op Mac.

1. Vul bij Beschrijving > Titel een betekenisvolle documenttitel in, bijvoorbeeld ‘Studiewijzer Onderzoeksmethoden 2026’.
2. Kies bij Eerste weergave > Weergeven voor Documenttitel.
3. Kies bij Geavanceerd > Leesopties > Taal de hoofdtaal.
4. Markeer passages in een andere taal afzonderlijk in de eigenschappen van de betreffende tag wanneer dat nodig is.

Controlepunt: de metadata bevatten een herkenbare titel en de taalinstelling past bij de tekst. Een bestandsnaam als ‘definitief_v3.pdf’ is geen goede vervanging voor de documenttitel.

Adobe over documenteigenschappen, W3C over documenttitel en documenttaal.

Stap 8 Controleer links en eventuele formulieren

Test links met het toetsenbord en controleer of de linktekst het doel benoemt. Bekijk bij een formulier ook de veldbeschrijving of Knopinfo en de tabvolgorde. Een zichtbaar label naast een invulvak is niet altijd voldoende gekoppeld aan dat veld.

Doorloop velden met Tab en terug met Shift+Tab. Controleer of de volgorde logisch is, de focus zichtbaar blijft en een schermlezer het veld begrijpelijk aankondigt. Controleer of formuliervelden in de documentstructuur zijn opgenomen. Vraag specialistische hulp bij ontbrekende veldlabels, complexe groepen of onvoldoende toegankelijke foutmeldingen.

Adobe over toegankelijke PDF-formulieren.

Stap 9 Rond de controle af

1. Controleer kleurcontrast en informatie die alleen met kleur wordt aangegeven. Herstel kleurproblemen bij voorkeur in het bronbestand.
2. Voer de toegankelijkheidscontrole opnieuw uit en beoordeel de handmatige onderdelen werkelijk. Zet een status niet alleen op geslaagd om een schoon rapport te krijgen.
3. Sla het bestand op, sluit het en open de opgeslagen versie opnieuw.
4. Test tekst, kopnavigatie, leesvolgorde, afbeeldingen, tabellen, links en eventuele formuliervelden met een schermlezer.
5. Bewaar het rapport met een korte notitie over de uitgevoerde handmatige controles. Deel vervolgens deze gecontroleerde versie.

Een geslaagde automatische controle bewijst geen volledige WCAG- of PDF/UA-conformiteit. PDF/UA beschrijft technische toegankelijkheid van PDF en is niet hetzelfde als WCAG. Beoordeel de benodigde norm en eventuele aanvullende controle afzonderlijk.

Problemen oplossen

Wanneer is deze controle afgerond

De opgeslagen pdf heeft correcte tekst, herkenbare structuur en volgorde, bruikbare alternatieven, tabelrelaties, titel en taal; interactieve onderdelen zijn bedienbaar; en automatische én handmatige bevindingen zijn behandeld. Gebruik bij specialistische content of formele conformiteitsclaims een aanvullende deskundige toets.

Voor toepassing van WCAG op documenten is WCAG2ICT relevant. Voor deze procedure zijn onder meer tekstalternatieven, structuur, leesvolgorde, contrast, toetsenbordbediening, titel en taal van belang. Volg de officiële Adobe-handleiding voor interfacevarianten en aanvullende controles.