Een PowerPoint presentatie toegankelijk maken en controleren

Doel en toepassingsgebied

Je maakt een presentatie die studenten zowel tijdens de les als zelfstandig kunnen begrijpen. Je controleert per dia de titel, inhoud, leesvolgorde en media. Een dia die visueel logisch lijkt, kan voor een schermlezer toch een andere volgorde hebben.

De hoofdprocedure gebruikt PowerPoint voor Microsoft 365 op Windows. Voor Mac en de webversie staat een afzonderlijke leesvolgordeprocedure verderop. Werk in het .pptx-bronbestand en bewaar een kopie.

Stap 1 Maak een eerste controle

Open Controleren > Toegankelijkheid controleren. Selecteer een melding om naar de betreffende dia of het object te gaan. Gebruik de resultaten om problemen te vinden; controleer ook dia’s waarvoor geen melding verschijnt.

Microsoft over de toegankelijkheidscontrole.

Stap 2 Gebruik een echte titel op iedere dia

1. Selecteer een dia en kies Start > Indeling.
2. Kies een indeling met een titelvak, bijvoorbeeld Titel en inhoud.
3. Vul de tijdelijke aanduiding voor de titel in. Een zelfgetekend tekstvak is niet automatisch een diatitel.
4. Geef de titel een betekenis die deze dia onderscheidt van andere dia’s.
5. Controleer de titels via Beeld > Overzichtsweergave.

Voorbeeld: gebruik ‘Reflectieverslag: drie beoordelingscriteria’ in plaats van ‘Vervolg’. Hebben twee dia’s hetzelfde onderwerp, onderscheid ze inhoudelijk, bijvoorbeeld ‘Onderzoeksopzet: steekproef’ en ‘Onderzoeksopzet: meetinstrument’.

Controlepunt: iedere dia is aan de titel herkenbaar. Een titel hoeft niet zichtbaar te zijn om als navigatiehulp te werken, maar verwijder het titelvak niet. Gebruik bij een beeldvullende dia de mogelijkheden voor een verborgen titel uit de officiële instructie; controleer bij PDF-export opnieuw of de benodigde context behouden blijft.

Microsoft over diatitels.

Stap 3 Controleer de leesvolgorde in Windows

1. Selecteer in de toegankelijkheidscontrole een dia onder de waarschuwing voor leesvolgorde, als die waarschuwing aanwezig is.
2. Open de aanbevolen actie om de objectvolgorde te controleren. Daarmee open je het deelvenster Leesvolgorde. Je kunt dit deelvenster ook via de beschikbare toegankelijkheidsopdrachten openen.
3. Lees de lijst van boven naar beneden: dat is hier de volgorde voor de schermlezer.
4. Verplaats de objecten met slepen of de pijlen naar de bedoelde volgorde.
5. Controleer het uiterlijk van de dia na een verplaatsing. Overlappende objecten kunnen er anders uitzien.

Voorbeeld: bij een dia met een opdracht, een grafiek en een conclusie is een bruikbare volgorde: titel, opdrachttekst, grafiekbeschrijving, conclusie. Plaats een toelichting niet vóór het onderdeel waarnaar die verwijst.

Controlepunt: een lezer krijgt de context voordat de bijbehorende gegevens of conclusie worden aangeboden. Decoratieve objecten hoeven geen plaats in deze informatiestroom te krijgen.

Microsoft over het deelvenster Leesvolgorde.

Leesvolgorde in Mac en de browser

Gebruik wanneer het deelvenster Leesvolgorde ontbreekt het Selectiedeelvenster. In Mac beschrijft Microsoft Start > Rangschikken > Selectiedeelvenster; in de webversie staat dit bij de rangschikopdrachten van Start.

Let op: de lezing in dit paneel is omgekeerd: het onderste object wordt eerst gelezen. Dit verschilt van het deelvenster Leesvolgorde. Verplaats de objecten daarom niet op basis van dezelfde boven-naar-benedenregel. Gebruik de officiële instructie voor jouw platform en test het resultaat met een schermlezer.

Microsoft over PowerPoint-toegankelijkheid en platformverschillen.

Stap 4 Maak afbeeldingen en grafieken begrijpelijk

Selecteer het volledige object en open Alternatieve tekst via het contextmenu of het opmaaklint. Geef een beschrijving van de informatie die de student nodig heeft. Gebruik Markeren als decoratief uitsluitend voor visuele versiering zonder betekenis.

Voorbeeld: schrijf bij een vergelijking ‘Groep A behaalt gemiddeld 7,2; groep B 6,4’, in plaats van ‘Staafdiagram’. Staat de conclusie al volledig in de diatekst, geef dan in de beschrijving alleen de aanvullende informatie. Bied bij veel gegevens een toegankelijke gegevenstabel of toelichting aan.

Een schermafbeelding van een Word-pagina vervangt geen leesbare opdrachttekst. Zet de belangrijke tekst ook in een tekstvak of tijdelijke aanduiding. Controleer automatisch voorgestelde beschrijvingen: het programma kent het leerdoel niet.

Microsoft over alt-tekst, W3C over tekstalternatieven.

Stap 5 Controleer tekst en gegevens

Gebruik bij voorkeur één boodschap per dia. Splits een overvolle dia, in plaats van de tekst steeds kleiner te maken. Microsoft adviseert voor presentatie-inhoud 18 pt of groter; dat is een leesbaarheidsadvies, geen universele WCAG-minimumgrootte. Controleer ook of studenten achter in de ruimte de tekst kunnen lezen.

Voor normale tekst geldt minimaal 4,5:1 contrast, voor grote tekst 3:1. ‘Groot’ betekent hier minimaal 18 pt of 14 pt vet. Gebruik bij een tekst over een foto een voldoende contrasterende, rustige achtergrond. Combineer kleur in een grafiek met labels, lijnpatronen of symbolen.

Gebruik voor tabellen de ingebouwde tabelfunctie en stel de koprij in via Tabelontwerp > Veldnamenrij. Houd de tabel klein en eenvoudig. Splits veel gegevens over meerdere dia’s of bied ze aan in een afzonderlijk toegankelijk document. Maak van een tabel geen afbeelding.

Microsoft over presentaties, W3C over contrast.

Stap 6 Controleer links en video

Geef een hyperlink een bestemmingstekst, bijvoorbeeld ‘Open het oefententamen’. Een QR-code is alleen een extra route: bied dezelfde bestemming ook als klikbare tekstlink aan.

Voor een lokale video met een ondertitelingsbestand in een ondersteunde desktopversie:

1. Selecteer de video op de dia.
2. Kies Afspelen > Ondertitels invoegen > Ondertitels invoegen.
3. Selecteer een ondersteund ondertitelingsbestand en kies Invoegen. WebVTT (.vtt) wordt ondersteund; ondersteuning voor andere formaten verschilt per versie.
4. Speel de video in de diavoorstelling af en controleer tekst, timing en taal.

Voor een onlinevideo beheer je de ondertiteling doorgaans bij de videobron. Controleer de speler die studenten daadwerkelijk gebruiken.

Een afbeeldingbeschrijving vervangt geen ondertiteling van een video. Liveondertiteling tijdens een presentatie is evenmin automatisch een ondertiteltrack in de gedeelde opname. Controleer een geëxporteerde opname afzonderlijk en zorg dat essentiële visuele informatie ook gesproken beschikbaar is.

Microsoft over ondertiteling in PowerPoint.

Stap 7 Test de presentatie zoals studenten die gebruiken

1. Voer de toegankelijkheidscontrole opnieuw uit en behandel de meldingen.
2. Controleer alle diatitels en leesvolgorden, ook op dia’s zonder waarschuwing.
3. Start de diavoorstelling en bedien deze met het toetsenbord. Controleer links en videobediening.
4. Test de informatievolgorde met een schermlezer of laat die testen. Alleen tekst hardop laten voorlezen controleert niet alle navigatie en objecten.
5. Bied ontbrekende uitleg aan als toegankelijke toelichting. Studenten die de dia’s later openen, moeten essentiële mondelinge aanwijzingen ook kunnen vinden.
6. Deel bij voorkeur het gecontroleerde .pptx-bestand wanneer studenten de presentatie zelfstandig gebruiken. Maak je een pdf, exporteer met toegankelijkheidstags en controleer die pdf afzonderlijk in Acrobat. Een pdf bevat niet de oorspronkelijke werking van animaties en video's.

Microsoft over PDF-export.

Problemen oplossen

Wanneer is deze controle afgerond

Iedere dia heeft een herkenbare titel; de informatie wordt in de bedoelde volgorde gelezen; betekenisvolle beelden hebben alternatieven; tekst en gegevens zijn leesbaar; media zijn gecontroleerd; en de gedeelde presentatie of export is getest. Betrokken WCAG-onderwerpen zijn onder meer 1.1.1, 1.3.1, 1.3.2, 1.4.1, 1.4.3, 2.1.1, 2.4.4 en, bij opgenomen video, 1.2.2 en 1.2.5. Zie WCAG2ICT voor toepassing op documenten. Deze werkwijze is geen volledige conformiteitstoets.