Cursussen blijven niet onbeperkt in Brightspace beschikbaar. Vanaf het moment dat je cursus is aangemaakt, begint de Course Life Cycle: de levenscyclus van een cursus vanaf het moment dat de cursus wordt gecreëerd tot aan het moment dat de cursus wordt verwijderd. Hieronder zetten we de belangrijkste onderdelen van deze Course Life Cycle uiteen en leggen we uit wat de gevolgen voor verschillende gebruikers zijn.
Start- en einddatum
Wanneer een cursus is aangevraagd en aangemaakt in Brightspace (Voor 25-26 via een csv bestand in bulk, ofwel handmatig door functioneel beheer. Vanaf 26-27 door middel van de integratie met TimeEdit/Osiris), worden standaard start- en einddata voor de cursus toegevoegd. De startdatum wordt standaard op 2 weken voor de start van het kwartiel of semester gezet. De einddatum wordt standaard op 30 september gezet van het volgende studiejaar +1 (dus voor cursussen uit studiejaar 25-26 geldt standaard een einddatum van 30 september 2027). Zowel de start- als einddatum kan handmatig aangepast worden mocht daar aanleiding voor zijn.
1. Toekomstige cursus
In de periode waarin een cursus wel is aangemaakt, maar de startdatum nog in de toekomst ligt, spreken we van een toekomstige cursus. De cursus is actief, maar nog niet beschikbaar voor studenten. In dit stadium wordt de cursus ingericht en voorbereid voor onderwijs.
2. Open cursus
Zodra de startdatum is gepasseerd, spreken we van een open cursus: de cursus is nog steeds actief en de cursus is nu ook toegankelijk voor studenten. In dit stadium vindt onderwijs plaats.
3. Historische cursus
Wanneer ook de einddatum van een cursus is gepasseerd, spreken we van een historische cursus. De cursus is nog wel actief, maar niet meer toegankelijk voor studenten. Docenten kunnen nog wel bij de cursus.
4. Inactieve cursus
Tot slot verandert een cursus een jaar nadat deze historisch werd, in een inactieve cursus. In dit stadium is de cursus niet meer toegankelijk voor zowel studenten als docenten. Gebruikers met de rol School Support en Super Admin kunnen nog wel te allen tijde bij de cursus.
Wat gebeurt er hierna?
Het komt er dus op neer dat een cursus ongeveer 3 jaar na aanmaak, op 30 september op inactief wordt gezet. Op 31 december van dat jaar, zal de cursus worden verplaatst naar het archiefsysteem en worden verwijderd uit Brightspace.
6 Jaar na het verstrijken van de einddatum wordt de cursus ook uit het archiefsysteem verwijderd. Dit is in lijn met wetgeving rondom bewaartermijnen voor het hoger onderwijs.